O onboarding de clientes é uma etapa essencial durante o cadastro, acesso ou entrada dos clientes nas empresas, mas este processo não consegue responder todas as perguntas sobre um usuário. 

Vamos a um exemplo prático. Um novo cliente envia documentos, passa pela biometria facial, valida e-mail e telefone, tem o CPF consultado em bases públicas e é aprovado pelo sistema em poucos minutos. Meses depois, a empresa descobre que essa mesma pessoa faz parte de uma rede de empresas de fachada utilizada para lavagem de dinheiro.  

A pergunta que surge é: o onboarding falhou? Na maioria das vezes, não. Muitas organizações esperam que o processo de onboarding resolva desafios para os quais ele não foi desenvolvido.  

Afinal, o onboarding foi criado para validar identidades, documentos, informações cadastrais e alguns critérios iniciais de risco. Já a investigação corporativa tem objetivo de identificar modus operandi e responsáveis por fraudes, compreender vínculos ocultos e produzir inteligência para decisões estratégicas. 

As empresas que confundem esses dois processos acabam criando uma falsa sensação de segurança, já que aprovam clientes, terceiros ou fornecedores acreditando que todos os riscos foram eliminados, quando, na realidade, apenas concluíram uma etapa da gestão de riscos. 

O que é onboarding de clientes? 

O onboarding de clientes é o conjunto de procedimentos realizados por uma empresa para conhecer, validar e aprovar um novo cliente antes do início do relacionamento comercial. 

A depender do segmento, esse processo pode durar poucos minutos ou várias semanas. Em todos os casos, seu principal objetivo é reduzir riscos logo na entrada do relacionamento. 

Nas instituições financeiras, por exemplo, o onboarding faz parte das obrigações regulatórias relacionadas à prevenção à lavagem de dinheiro (PLD/FTP) e ao princípio do Know Your Customer (KYC).  

Embora existam diferenças entre segmentos, um processo moderno de onboarding de clientes costuma incluir atividades como: 

• Validação de documentos pessoais ou societários; 
• Confirmação de identidade por biometria facial; 
• Verificação de autenticidade documental; 
• Consultas a listas restritivas e sanções; 
• Identificação de Pessoas Politicamente Expostas (PEPs); 
• Validação cadastral em bases públicas e privadas; 
• Avaliação inicial de risco; 
• Coleta de documentos obrigatórios; 
• Aceite de contratos e políticas internas.

Nos últimos anos, esse processo passou por uma transformação impulsionada pela digitalização. Se antes o cadastro dependia de documentos físicos e análises manuais, hoje plataformas automatizadas utilizam inteligência artificial, biometria, OCR, validação em tempo real e cruzamento de dados para aprovar clientes em poucos minutos. 

Essa evolução trouxe ganhos importantes em eficiência, experiência do usuário e redução de fraudes documentais, mas também criou um novo desafio. Quanto mais automatizado se torna o onboarding, maior é o risco de acreditar que ele consegue identificar qualquer tipo de fraude. 

Qual a importância do onboarding de clientes? 

Sem um processo estruturado de onboarding, as empresas ficam muito mais expostas a fraudes de identidade, uso de documentos falsificados, abertura de contas por terceiros, empresas fictícias e diversas outras práticas criminosas. Além disso, um onboarding robusto contribui para: 

• Reduzir perdas financeiras decorrentes de cadastros fraudulentos; 
• Atender a exigências regulatórias de compliance e prevenção à lavagem de dinheiro; 
• Melhorar a qualidade das informações cadastrais; 
• Diminuir riscos operacionais; 
• Proteger a reputação da organização; 
• Oferecer uma experiência mais segura para clientes legítimos.

O problema surge quando ele passa a ser tratado como a única estratégia de prevenção e combate a fraudes. 

O que o onboarding de clientes consegue identificar? 

Quando bem estruturado, o processo de onboarding consegue identificar uma ampla variedade de inconsistências e riscos iniciais. Entre eles: 

• Documentos falsificados ou adulterados; 
• Inconsistências cadastrais; 
• Tentativas de fraude de identidade; 
• Divergências biométricas; 
• Deepfakes; 
• Pessoas incluídas em listas de sanções; 
• Pessoas Politicamente Expostas (PEPs); 
• Empresas com documentação irregular; 
• Informações cadastrais incompatíveis.

Para se ter uma ideia, em 2024, as falsificações digitais de documentos aumentaram 244%, segundo levantamento do Entrust. 

Tudo isso torna o onboarding uma ferramenta extremamente eficiente para validar aquilo que foi apresentado pelo cliente. Porém, existem riscos que não aparecem em análises de dados. Assim, este processo não garante a segurança da empresa durante toda a jornada de combate a fraudes. 

O erro está na falsa sensação de segurança 

Depois que um cliente recebe a aprovação cadastral, é comum que gestores tenham a impressão de que os riscos ficaram para trás. Se todos os documentos foram validados, a biometria foi aprovada e nenhuma restrição apareceu nas consultas automáticas e manuais, então aquele relacionamento estaria seguro. 

Na prática, contudo, a realidade é diferente. As fraudes corporativas, esquemas de corrupção, empresas de fachada, contas laranja e operações de lavagem de dinheiro dificilmente revelam toda a sua complexidade durante um processo de cadastro. Muitas dessas estruturas são planejadas justamente para parecer legítimas. 

Por isso, um cadastro aprovado jamais deve ser interpretado como sinônimo de ausência de risco, pois representa apenas o início da jornada de conhecimento sobre aquele cliente, fornecedor ou parceiro comercial. A partir desse ponto, entram em cena o monitoramento contínuo, a inteligência corporativa e, quando necessário, a investigação corporativa. 

O que o onboarding não consegue identificar? 

O onboarding de clientes trabalha, em grande parte, com informações declaradas pelo próprio cliente, com consultas automatizadas a bases de dados, análises de risco e inteligência.  

Já a investigação corporativa para identificar os responsáveis e o modus operandi vai além, cruzando informações, analisando relacionamentos, contexto, histórico e evidências que normalmente não aparecem em um cadastro tradicional. 

Essa diferença é fundamental para entender por que empresas maduras não enxergam esses processos como concorrentes, mas como complementares. 

Entre os principais riscos que normalmente escapam ao onboarding estão: 

• Beneficiários finais ocultos; 
• Estruturas societárias criadas para esconder controladores; 
• Empresas de fachada; 
• Conflitos de interesse entre clientes, fornecedores e colaboradores; 
• Relacionamentos com organizações investigadas por corrupção ou lavagem de dinheiro; 
• Reputação negativa construída em mercados específicos; 
• Vínculos indiretos com pessoas sancionadas; 
• Redes de empresas utilizadas para pulverizar operações financeiras; 
• Histórico de fraudes não registrado em bases tradicionais.

São informações que exigem inteligência, análise crítica e investigação. 

Onboarding x investigação corporativa: qual é a diferença? 

A confusão entre esses dois conceitos acontece, porque ambos fazem parte da gestão de riscos. Veja a diferença. 

Onboarding de Clientes 

• Valida documentos e identidade; 
• Analisa informações de cada cliente; 
• Processo predominantemente automatizado; 
• Ocorre antes da contratação; 
• Avalia conformidade cadastral e riscos daquele novo usuário para o negócio.

Investigação Corporativa 

• Descobre métodos de fraudes e envolvidos em esquemas de fraudes; 
• Analisa informações de clientes, cruza dados e analisa vínculos com outras pessoas; 
• Processo analítico e investigativo; 
• Pode ocorrer quando ocorre uma fraude, sendo durante ou depois do relacionamento; 
• Avalia impactos estratégicos, reputacionais, financeiros e operacionais após a ocorrência de uma fraude e mitiga riscos futuros de reincidência.

Quando uma investigação corporativa se torna necessária? 

Existem situações em que a investigação deixa de ser recomendável e passa a ser estratégica. Entre os principais gatilhos estão: 

• Denúncias envolvendo clientes ou parceiros;
• Suspeitas de lavagem de dinheiro; 
• Movimentações incomuns; 
• Operações de alto valor; 
• Divergências entre informações públicas e privadas; 
• Conflitos de interesse; 
• Indícios de corrupção.

Nesses cenários, é necessário investigar, coletar evidências e produzir inteligência para apoiar decisões. 

Vale destacar que a investigação dificilmente depende de uma única evidência. Na maioria dos casos, consiste em conectar pequenas informações que, isoladamente, parecem irrelevantes. Separadamente, esses dados dizem muito pouco. Mas quando analisados em conjunto, podem revelar estruturas de fraude. 

Por isso, a investigação corporativa utiliza metodologias próprias de análise, cruzamento de informações, inteligência de fontes abertas (OSINT), análise societária, pesquisa reputacional e avaliação de vínculos. 

Integração de onboarding, monitoramento contínuo e investigação corporativa 

À medida que os riscos corporativos se tornam mais sofisticados, as organizações mais maduras deixam de tratar o onboarding como um evento isolado e passam a enxergá-lo como a primeira etapa de um ciclo contínuo de gestão de riscos. 

Essa mudança de mentalidade é fundamental. A pergunta deixa de ser “o cliente foi aprovado?” e passa a ser “o perfil de risco desse cliente continua compatível com nosso apetite ao risco?” 

Por isso, as empresas precisam trabalhar com três pilares complementares. 

1. Onboarding: conhecer quem está entrando

O onboarding de clientes continua sendo indispensável. Nesse momento, a empresa valida documentos, confirma identidades, verifica listas restritivas, aplica procedimentos de KYC e realiza uma primeira classificação de risco. 

Essa etapa reduz fraudes de identidade, melhora a qualidade cadastral e atende exigências regulatórias. Entretanto, é apenas o ponto de partida.

2. Monitoramento contínuo: acompanhar a evolução do risco

Nenhum cliente permanece exatamente igual ao longo do tempo. Mudanças cadastrais, processos judiciais ou alterações no comportamento transacional podem modificar completamente o nível de exposição de risco. Dessa forma, o monitoramento contínuo se tornou uma prática recomendada. 

Na prática, isso significa acompanhar eventos relevantes durante toda a relação comercial, permitindo que riscos sejam identificados antes que gerem impactos financeiros, regulatórios ou reputacionais.

3. Investigação corporativa: transformar informações em inteligência

Quando surgem denúncias ou indícios de irregularidades, entra em cena a investigação corporativa. Seu objetivo é produzir inteligência para responder perguntas estratégicas. 

• Quem são os envolvidos nessas denúncias ou irregularidades? 
• Existem vínculos ocultos entre os envolvidos nas fraudes com colaboradores e/ou outros clientes? 
• Como os responsáveis cometeram a fraude? 
• Qual o valor da fraude ou irregularidade realizada? 
• Essas pessoas possuem histórico de envolvimento em fraudes, corrupção ou lavagem de dinheiro?
• Há conexões indiretas entre os envolvidos com empresas sancionadas ou organizações criminosas?

Responder a essas perguntas exige metodologia, experiência investigativa e capacidade analítica. 

Como a GIF International apoia as empresas na gestão de riscos 

Validar documentos é importante. Mas investigar casos de fraudes também. 

Na GIF International, apoiamos empresas com nosso ecossistema completo de soluções integradas de combate a fraudes, envolvendo investigações corporativas, due diligence, background check e risk assessment. 

Converse com nossos especialistas e descubra como reduzir riscos na sua empresa antes que eles se transformem em prejuízos. 

Perguntas frequentes (FAQ) 

O que é onboarding de clientes? 

O onboarding de clientes é o conjunto de procedimentos realizados para validar a identidade, a documentação e as informações cadastrais de um novo cliente antes do início do relacionamento comercial.  

Qual a diferença entre onboarding e investigação corporativa? 

O onboarding verifica se as informações fornecidas pelo cliente são consistentes e atendem aos critérios de cadastro. A investigação corporativa vai além, buscando desvendar fraudes e identificar modus operandi e responsáveis por fraudes. 

Quando uma investigação corporativa deve ser realizada? 

Ela é recomendada quando existem indícios de fraude, denúncias, suspeitas de lavagem de dinheiro, conflitos de interesse, riscos reputacionais, operações de alto valor ou qualquer situação que exija uma compreensão mais aprofundada sobre clientes, fornecedores, parceiros ou terceiros. 

O que é monitoramento contínuo? 

É o acompanhamento permanente do perfil de risco de clientes, fornecedores e parceiros ao longo de todo o relacionamento comercial. O objetivo é identificar mudanças relevantes, como processos judiciais, alterações societárias, sanções, notícias negativas ou outros eventos que possam aumentar a exposição da empresa a riscos. 

Como a investigação corporativa fortalece a prevenção à fraude? 

Ao produzir inteligência estratégica e apoiar decisões baseadas em evidências, a investigação corporativa identifica vulnerabilidades e ajuda as organizações a mitigarem risco de reincidências de fraudes.