A oportunidade de fraudes raramente surge do nada, sendo, na maioria das vezes, facilitada por processos, controles e rotinas que, ao longo do tempo, deixam vulnerabilidades passarem despercebidas.
É normal ouvir os responsáveis por fraudes, riscos, controles internos e compliance falarem, com absoluta tranquilidade, que os colaboradores são antigos e confiáveis. E, de fato, muitas vezes, faz sentido, já que as empresas podem possuir profissionais experientes, baixa rotatividade e uma cultura organizacional aparentemente saudável. Do ponto de vista da gestão, não havia sinais de alerta.
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No entanto, também é comum descobrir, posteriormente, durante uma investigação, que um profissional vinha manipulando pequenas aprovações financeiras ao longo de muito tempo. Os valores individuais podiam até ser baixos, o que dificulta a percepção do desvio. Porém, a soma representava um prejuízo expressivo.
Inclusive, segundo o Report to the Nations, da ACFE, os esquemas fraudulentos permanecem ativos por cerca de 12 meses antes de serem descobertos, em média.
O principal ponto foi que ninguém percebeu que o mesmo funcionário solicitava pagamentos, aprovava determinadas despesas e ainda participava da conferência dos registros financeiros. Em outras palavras, existia uma falha clássica de segregação de funções que permaneceu invisível por muito tempo.
Quando a investigação terminou, a principal conclusão não foi que a empresa contratou a pessoa errada, mas que que a organização criou, sem perceber, uma oportunidade de fraudes. Essa diferença parece sutil, só que muda completamente a forma como empresas devem pensar a prevenção.
Responsabilidade pelas fraudes
Quando uma fraude interna é descoberta, é comum que a primeira reação seja procurar um culpado: Quem fez? Como conseguiu? Quanto foi desviado?
Essas perguntas são importantes, mas existe outra, frequentemente negligenciada, que costuma gerar aprendizados muito mais relevantes: Por que foi possível fazer isso durante tanto tempo?
Na maioria das vezes, a resposta não está no comportamento do fraudador, mas sim no ambiente. Processos mal desenhados, ausência de monitoramento, excesso de confiança, controles desatualizados, acessos privilegiados sem supervisão, auditorias pouco frequentes e falhas de governança costumam criar condições ideais para que irregularidades aconteçam, ou seja, oportunidade de fraudes.
Neste cenário, Donald Cressey, criminologista norte-americano, desenvolveu a teoria do Triângulo da Fraude, considerada até hoje uma das principais referências mundiais sobre comportamento fraudulento.
Segundo o especialista, três fatores normalmente estão presentes quando uma fraude ocorre: pressão, racionalização e oportunidade. Os dois primeiros dizem respeito ao indivíduo. Enquanto o terceiro depende, principalmente, da organização e, por isso, demanda tanta atenção.
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O que é oportunidade de fraudes?
A oportunidade de fraudes representa a percepção de que é possível cometer uma irregularidade sem grandes dificuldades e, principalmente, com baixa probabilidade de ser descoberto.
Não significa que alguém necessariamente irá fraudar, mas que o ambiente oferece condições favoráveis para a ocorrência. Essa diferença é importante.
Imagine duas empresas. Na primeira, um colaborador consegue aprovar pagamentos, cadastrar fornecedores e autorizar transferências utilizando o mesmo perfil de acesso. Já, na segunda, essas atividades são distribuídas entre diferentes profissionais, monitoradas continuamente e revisadas por auditorias independentes.
As pessoas podem possuir exatamente o mesmo nível de ética nas duas organizações. Ainda assim, o risco é completamente diferente. O que muda não é o caráter dos colaboradores. É a oportunidade disponível para que uma fraude aconteça.
Oportunidade de fraudes é o único ponto possível de controlar
Uma das maiores contribuições do Triângulo da Fraude é mostrar que nem todos os fatores podem ser eliminados pela organização.
A pressão, por exemplo, faz parte da vida. Problemas financeiros, metas agressivas, dificuldades familiares, endividamento ou insatisfação profissional continuarão existindo independentemente da qualidade dos controles internos.
A racionalização também é um processo individual. Os fraudadores costumam justificar seus atos com argumentos como: “A empresa nem vai perceber”; “Depois eu devolvo”, “Todo mundo faz isso”, “Eu mereço esse dinheiro”, entre outros. Controlar completamente esse tipo de pensamento é praticamente impossível.
Já a oportunidade de fraudes segue uma lógica diferente, pois nasce dentro dos processos da empresa. Dessa forma, é possível reduzi-la ao adotar medidas como:
- Boa segregação de funções;
- Controles automatizados;
- Auditorias periódicas;
- Monitoramento contínuo;
- Investigações internas;
- Gestão de acessos;
- Canal de denúncias.
Esses mecanismos diminuem significativamente as oportunidades disponíveis para um potencial fraudador. Em outras palavras, embora não seja possível eliminar totalmente a pressão ou impedir que alguém tente justificar uma conduta inadequada, a empresa pode tornar a fraude muito mais difícil de ser executada.
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Onde nasce a oportunidade de fraudes?
Uma das maiores armadilhas na gestão de riscos é acreditar que as oportunidades de fraude surgem apenas quando há ausência completa de controles. Na prática, costumam aparecer em ambientes que, à primeira vista, parecem organizados e maduros, mas que acumulam pequenas fragilidades ao longo do tempo.
É comum que empresas invistam em políticas, códigos de ética, treinamentos e tecnologias de segurança. Tudo isso é importante. No entanto, basta um processo mal desenhado, uma exceção recorrente ou uma atividade sem supervisão adequada para que se abra uma brecha explorável por um colaborador mal-intencionado, aliciado ou até por terceiros.
Controles internos frágeis
A oportunidade de fraudes, dentro da teoria do Triângulo, se refere à percepção de que uma irregularidade pode ser praticada sem grandes dificuldades e, principalmente, sem altas chances de ser descoberta.
Essa sensação normalmente nasce quando os controles internos e a gestão de risco deixam de acompanhar a evolução da operação.
Imagine uma empresa que cresceu rapidamente nos últimos cinco anos. Novos fornecedores foram contratados, novos sistemas foram implementados, equipes aumentaram e processos foram adaptados. Contudo os controles permaneceram praticamente os mesmos.
Nesse cenário, é provável que existam acessos incompatíveis com as funções atuais, aprovações concentradas em poucas pessoas, atividades sem revisão independente e processos criados para uma realidade que já não existe mais. Dessa forma, as condições estão presentes para alguém fraudar.
Excesso de confiança
Existe um comportamento bastante comum nas empresas. Quanto maior o tempo de relacionamento entre gestores e colaboradores, maior tende a ser o nível de confiança. Sob o ponto de vista humano, isso é positivo. Mas na perspectiva da gestão de riscos, entretanto, pode representar um problema.
Quando as decisões passam a ser tomadas exclusivamente com base na confiança, os controles deixam de ser executados, as conferências não acontecem, as documentações deixam de ser exigidas, as exceções tornam-se frequentes e as atividades críticas passam a depender apenas da boa-fé das pessoas.
Esse fenômeno é conhecido por muitos gestores de fraudes, riscos e compliance como “controle por confiança”. Embora pareça eficiente no curto prazo, diminui a capacidade da organização de detectar desvios e aumenta a oportunidade de fraudes.
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Tecnologias sem gerenciamento correto
Nem sempre investir em tecnologia, por si só, reduz automaticamente os riscos. Na realidade, os sistemas também precisam ser governados. Afinal, a oportunidade de fraudes também surge de ferramentas mal gerenciadas, como por exemplo:
- Perfis de acesso desatualizados;
- Credenciais compartilhadas;
- Contas privilegiadas sem monitoramento;
- Integrações mal configuradas;
- Ausência de registros (logs);
- Falta de revisão periódica de permissões.
Todos esses fatores podem criar oportunidades para fraudes tão relevantes quanto aquelas encontradas em processos totalmente manuais. O problema não está na tecnologia, mas na forma de gestão e controle.
Por isso, as organizações mais maduras realizam revisões periódicas de acessos, testes de controles, auditorias técnicas e avaliações contínuas de riscos.
Nem toda oportunidade está dentro da empresa
Quando se fala em fraude interna, é comum imaginar que o problema esteja restrito aos colaboradores. No entanto, muitas oportunidades surgem justamente na relação com terceiros.
- Fornecedores sem due diligence;
- Prestadores de serviço com acesso privilegiado;
- Parceiros homologados há muitos anos sem qualquer reavaliação;
- Consultores externos com permissões incompatíveis;
- Empresas terceirizadas compartilhando credenciais.
Esses cenários ampliam significativamente a superfície de risco da organização.
Por isso, os programas modernos de prevenção à fraude passaram a incluir avaliações periódicas de terceiros, processos de due diligence, monitoramento contínuo e investigações corporativas sempre que houver indícios de irregularidades.
Oportunidade de fraudes: empresa vulnerável x empresa resiliente
Fortaleça controles para reduzir a oportunidade de fraudes
As fraudes corporativas dificilmente acontecem por acaso. Na maioria das vezes, elas exploram oportunidades criadas por processos frágeis, falhas de governança e controles que deixaram de acompanhar a evolução dos riscos.
A GIF International ajuda as empresas de diversos segmentos no combate a fraudes com soluções de prevenção, detecção e investigação.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que é oportunidade de fraude?
A oportunidade de fraude é um dos três elementos do Triângulo da Fraude e representa a percepção de que uma irregularidade pode ser cometida com baixa probabilidade de detecção, geralmente devido a falhas de controles internos, processos ou governança.
O que significa oportunidade no Triângulo da Fraude?
Na teoria desenvolvida por Donald Cressey, a oportunidade corresponde às condições existentes dentro da organização que tornam uma fraude possível. É o único vértice sobre o qual a empresa possui maior capacidade de intervenção por meio de controles, auditorias e gestão de riscos.
Quais fatores criam oportunidades de fraude?
Entre os principais fatores estão a ausência de segregação de funções, controles internos frágeis, excesso de acessos privilegiados, monitoramento insuficiente, confiança excessiva em processos informais, falhas na gestão de terceiros e revisões pouco frequentes dos processos.
Como identificar oportunidades de fraude na empresa?
A identificação passa por avaliações periódicas de riscos, auditorias internas, revisão de acessos, análise de processos críticos, monitoramento de exceções, investigações corporativas e acompanhamento de indicadores de risco e conformidade.
Qual o papel das investigações corporativas na prevenção?
Além de apurar responsabilidades e modus operandi nas fraudes cometidas, as investigações corporativas identificam vulnerabilidades, falhas de processo e oportunidades de melhoria, fornecendo informações essenciais para fortalecer controles internos e aprimorar programas de gestão de riscos.
