Realizar o gerenciamento de fornecedores nas empresas é um desafio e tanto, pois lidar com diversos parceiros e terceiros tem suas dificuldades para garantir a prestação de serviços com agilidade, eficiência e qualidade.  

Ao mesmo tempo, uma gestão de sucesso neste quesito é fundamental para assegurar que as operações ocorram com maior fluidez e excelência.  

Imagine só um fornecedor que atrasa o envio de pedidos de matéria-prima. Isso impactará em todo o restante da cadeia de processos, podendo afetar o prazo de entrega de um produto ao cliente final.  

Este é só um exemplo da importância do controle de fornecedores dentro das organizações. Quando vemos o cenário com uma série de prestadores de serviços na sua companhia, a assertividade na contratação e gestão ganha ainda mais peso. 

Para exemplificar essa pulverização na contratação de fornecedores, segundo a Pesquisa Global de Terceirização da Deloitte, 52% dos executivos admitem terceirizar funções de negócios. Enquanto 76% revelam terceirizar processos e atividades de Tecnologia da Informação. 

Importância da gestão eficiente de fornecedores 

As empresas que possuem parceiros estratégicos podem não só assegurar a qualidade dos seus produtos e serviços, assim como melhorar os processos de modo contínuo. Por isso, a contratação e o gerenciamento de fornecedores para as operações do seu negócio precisam ser realizados com bastante cuidado e atenção para manter a excelência da sua organização. 

Afinal, no fim do dia, o que está em jogo perante os clientes, o mercado e demais stakeholders é a reputação da sua marca. Além desse ponto, confira os principais impactos da gestão de prestadores e fornecedores para o seu negócio: 

Economia: a escolha de fornecedores competitivos e a realização de negociações positivas ajudam a reduzir os custos da contratação. 

Padrões de qualidade: com parceiros de credibilidade, sua empresa garante que tenha os insumos ou serviços necessários para manter a qualidade do negócio. 

Segurança da operação: o prestador de serviços que cumpre prazos transmite maior segurança nos processos internos, garantindo que tudo vai sair conforme o planejado e reduzindo a chance de interrupções inesperadas. 

Mitigação de riscos: ao ter um fornecedor homologado por um processo robusto internamente de Know Your Supplier, sua empresa evita riscos legais e de compliance. 

Vantagem competitiva: com os itens acima contemplados, sua organização consegue se destacar no mercado, superar a concorrência e aumentar sua atratividade para clientes. 

Saiba mais: Por que as empresas precisam investir em práticas de Know Your Customer? Descubra! 

Fatores importantes no relacionamento com fornecedores 

A gestão de fornecedores envolve diversas etapas no relacionamento com os parceiros e terceiros que são fundamentais para criar uma integração entre as partes, combater riscos e promover uma conduta ética. Esse gerenciamento inclui: 

• Seleção e avaliação dos prestadores; 
• Contratação e homologação; 
• Controle de prazos; 
• Manutenção do relacionamento; 
• Monitoramento de atividades e melhoria contínua. 

De olho nestes aspectos, para ter uma boa relação com um prestador, 54% dos líderes empresariais consideram a transparência a qualidade mais importante para um fornecedor. A confiança está em segundo lugar, com 41%. Os dados são do estudo da Deloitte. 

Entre outros atributos, estão compreensão do negócio, comprovação de resultados, comunicação clara, recursos e funcionários qualificados, padrões de cibersegurança, contribuição para inovação e parceria estratégica. 

Principais medidas para fazer um gerenciamento de fornecedores eficaz 

Defina expectativas e objetivos de cada fornecedor 

Antes de iniciar o processo de contratação, reflita e avalie o que você espera que os diferentes fornecedores entreguem para o seu negócio. A partir daí, com uma visão clara, é possível estipular os produtos ou serviços adequados, os prazos de entrega ou execução e os demais detalhes. 

Seleção dos fornecedores 

Este talvez seja o passo mais importante de todo o gerenciamento de fornecedores, porque uma escolha mal feita de parceiro pode resultar em diversos problemas posteriores, tanto na entrega como no relacionamento. Por isso, neste caso, é preciso ir além da pura e simples análise de custos. Verifique uma série de requisitos como: 

• Experiência e tempo de mercado; 
• Reputação da empresa parceira ou do prestador; 
• Avaliações públicas e recomendações; 
• Número de clientes atendidos e feedbacks; 
• Currículo de diretores; 
• Histórico de conduta e ética; 
• Saúde financeira do terceiro e a capacidade de pagar seus funcionários; 
• Regularidade junto à Receita Federal; 
• Sede, estrutura e/ou local de operação do prestador; 
• Cumprimento de prazos; 
• Canais de atendimento disponíveis e reclamações; 
• Relatórios de qualidade de produtos e serviços; 
• Flexibilidade na forma de atuação; 
• Capacidade de inovação e adoção de novas práticas de mercado. 

Ou seja, além de preços competitivos e custo-benefício, esses pontos também merecem destaque. Não podemos nos esquecer de ter atenção para as pessoas responsáveis por essas contratações e possíveis riscos de conflito de interesse na hora de selecionar a parceira ideal. 

Criação de políticas internas para fornecedores 

Para garantir a eficiência da prestação de serviços e a integridade nas relações comerciais com parceiros, é fundamental ter políticas que guiem esses relacionamentos. Neste caso, deve-se ter regras para o recebimento e aceite de brindes e presentes de terceiros, por exemplo, para evitar que isso se torna uma prática para favorecimentos futuros, como em uma renovação contratual. 

Desenvolvimento de relações saudáveis 

Não é porque o fornecedor presta serviços que a cobrança tem que ser firme demais e excessiva. Se o parceiro não cumpre com os requisitos previstos em contrato, este pode ser rescindido. Então, incentiva e promova relações saudáveis, humanas e transparentes para ter uma boa comunicação e tornar os vínculos mais confiáveis. 

Essa relação positiva ajuda que ambos os lados tenham segurança para trabalhar em conjunto e traçar estratégias em conjunto para os negócios. 

Definição de indicadores de performance 

Identifique os indicadores que podem ser usados para medir a eficiência das ações realizadas pelos prestadores. Assim, é possível verificar problemas em processos ou pontos de melhoria na prestação de serviços. Se você contrata um fornecedor de sistema de tecnologia, pode analisar o número de bugs e indisponibilidade da ferramenta, por exemplo. 

Leia também: Gestão inteligente: a importância de tomada de decisões informadas no combate a fraudes 

Avaliações de desempenho 

Para alinhar as entregas, resultados e próximos passos, determine avaliações periódicas do desempenho. Com isso, sua empresa pode verificar se os fornecedores estão cumprindo com os processos previstos em contrato e garantir maior eficiência. 

Como a GIF International pode ajudar no gerenciamento de fornecedores 

Tenha fornecedores confiáveis em suas operações e evite riscos com a ajuda da GIF International.  

Com a nossa solução de Due Diligence Investigations, realizamos uma análise abrangente de reputação, estrutura, conformidades regulatórias, informações de registro, aspectos financeiros, relações comerciais e muito mais, e ainda fazemos visitas in loco para garantir que as empresas parceiras existem de verdade.  

Assim, é possível identificar possíveis riscos e manter a imagem da sua empresa segura e com credibilidade.  

Além disso, a verificação contínua de parceiros avalia atualizações dos seus parceiros ao longo da relação comercial, garantindo que seus parceiros continuem seguindo os padrões de conduta e qualidade desejados. 

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, fornecemos relatórios detalhados e personalizados sobre os fornecedores com a indicação dos riscos para que você possa tomar decisões informadas sobre a continuidade ou não da relação. 

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