Como fazer o gerenciamento de fornecedores com segurança e confiança

Gerenciar fornecedores é um grande desafio. Veja como realizar com eficiência e segurança.

30 de janeiro
6 min

Realizar o gerenciamento de fornecedores nas empresas é um desafio e tanto, pois lidar com diversos parceiros e terceiros tem suas dificuldades para garantir a prestação de serviços com agilidade, eficiência e qualidade.

Ao mesmo tempo, uma gestão de sucesso neste quesito é fundamental para assegurar que as operações ocorram com maior fluidez e excelência.

Imagine só um fornecedor que atrasa o envio de pedidos de matéria-prima. Isso impactará em todo o restante da cadeia de processos, podendo afetar o prazo de entrega de um produto ao cliente final.

Este é só um exemplo da importância do controle de fornecedores dentro das organizações. Quando vemos o cenário com uma série de prestadores de serviços na sua companhia, a assertividade na contratação e gestão ganha ainda mais peso.

Para exemplificar essa pulverização na contratação de fornecedores, segundo a Pesquisa Global de Terceirização da Deloitte, 52% dos executivos admitem terceirizar funções de negócios. Enquanto 76% revelam terceirizar processos e atividades de Tecnologia da Informação.

Importância da gestão eficiente de fornecedores

As empresas que possuem parceiros estratégicos podem não só assegurar a qualidade dos seus produtos e serviços, assim como melhorar os processos de modo contínuo. Por isso, a contratação e o gerenciamento de fornecedores para as operações do seu negócio precisam ser realizados com bastante cuidado e atenção para manter a excelência da sua organização.

Afinal, no fim do dia, o que está em jogo perante os clientes, o mercado e demais stakeholders é a reputação da sua marca. Além desse ponto, confira os principais impactos da gestão de prestadores e fornecedores para o seu negócio:

Economia: a escolha de fornecedores competitivos e a realização de negociações positivas ajudam a reduzir os custos da contratação.

Padrões de qualidade: com parceiros de credibilidade, sua empresa garante que tenha os insumos ou serviços necessários para manter a qualidade do negócio.

Segurança da operação: o prestador de serviços que cumpre prazos transmite maior segurança nos processos internos, garantindo que tudo vai sair conforme o planejado e reduzindo a chance de interrupções inesperadas.

Mitigação de riscos: ao ter um fornecedor homologado por um processo robusto internamente de Know Your Supplier, sua empresa evita riscos legais e de compliance.

Vantagem competitiva: com os itens acima contemplados, sua organização consegue se destacar no mercado, superar a concorrência e aumentar sua atratividade para clientes.

Saiba mais: Por que as empresas precisam investir em práticas de Know Your Customer? Descubra!

Fatores importantes no relacionamento com fornecedores

A gestão de fornecedores envolve diversas etapas no relacionamento com os parceiros e terceiros que são fundamentais para criar uma integração entre as partes, combater riscos e promover uma conduta ética. Esse gerenciamento inclui:

Seleção e avaliação dos prestadores;
Contratação e homologação;
Controle de prazos;
Manutenção do relacionamento;
Monitoramento de atividades e melhoria contínua.

De olho nestes aspectos, para ter uma boa relação com um prestador, 54% dos líderes empresariais consideram a transparência a qualidade mais importante para um fornecedor. A confiança está em segundo lugar, com 41%. Os dados são do estudo da Deloitte.

Entre outros atributos, estão compreensão do negócio, comprovação de resultados, comunicação clara, recursos e funcionários qualificados, padrões de cibersegurança, contribuição para inovação e parceria estratégica.

Principais medidas para fazer um gerenciamento de fornecedores eficaz

Defina expectativas e objetivos de cada fornecedor

Antes de iniciar o processo de contratação, reflita e avalie o que você espera que os diferentes fornecedores entreguem para o seu negócio. A partir daí, com uma visão clara, é possível estipular os produtos ou serviços adequados, os prazos de entrega ou execução e os demais detalhes.

Seleção dos fornecedores

Este talvez seja o passo mais importante de todo o gerenciamento de fornecedores, porque uma escolha mal feita de parceiro pode resultar em diversos problemas posteriores, tanto na entrega como no relacionamento. Por isso, neste caso, é preciso ir além da pura e simples análise de custos. Verifique uma série de requisitos como:

Experiência e tempo de mercado;
Reputação da empresa parceira ou do prestador;
Avaliações públicas e recomendações;
Número de clientes atendidos e feedbacks;
Currículo de diretores;
Histórico de conduta e ética;
Saúde financeira do terceiro e a capacidade de pagar seus funcionários;
Regularidade junto à Receita Federal;
Sede, estrutura e/ou local de operação do prestador;
Cumprimento de prazos;
Canais de atendimento disponíveis e reclamações;
Relatórios de qualidade de produtos e serviços;
Flexibilidade na forma de atuação;
Capacidade de inovação e adoção de novas práticas de mercado.

Ou seja, além de preços competitivos e custo-benefício, esses pontos também merecem destaque. Não podemos nos esquecer de ter atenção para as pessoas responsáveis por essas contratações e possíveis riscos de conflito de interesse na hora de selecionar a parceira ideal.

Criação de políticas internas para fornecedores

Para garantir a eficiência da prestação de serviços e a integridade nas relações comerciais com parceiros, é fundamental ter políticas que guiem esses relacionamentos. Neste caso, deve-se ter regras para o recebimento e aceite de brindes e presentes de terceiros, por exemplo, para evitar que isso se torna uma prática para favorecimentos futuros, como em uma renovação contratual.

Desenvolvimento de relações saudáveis

Não é porque o fornecedor presta serviços que a cobrança tem que ser firme demais e excessiva. Se o parceiro não cumpre com os requisitos previstos em contrato, este pode ser rescindido. Então, incentiva e promova relações saudáveis, humanas e transparentes para ter uma boa comunicação e tornar os vínculos mais confiáveis.

Essa relação positiva ajuda que ambos os lados tenham segurança para trabalhar em conjunto e traçar estratégias em conjunto para os negócios.

Definição de indicadores de performance

Identifique os indicadores que podem ser usados para medir a eficiência das ações realizadas pelos prestadores. Assim, é possível verificar problemas em processos ou pontos de melhoria na prestação de serviços. Se você contrata um fornecedor de sistema de tecnologia, pode analisar o número de bugs e indisponibilidade da ferramenta, por exemplo.

Avaliações de desempenho

Para alinhar as entregas, resultados e próximos passos, determine avaliações periódicas do desempenho. Com isso, sua empresa pode verificar se os fornecedores estão cumprindo com os processos previstos em contrato e garantir maior eficiência.

Como a GIF International pode ajudar no gerenciamento de fornecedores

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Com a nossa solução de Due Diligence Investigations, realizamos uma análise abrangente de reputação, estrutura, conformidades regulatórias, informações de registro, aspectos financeiros, relações comerciais e muito mais, e ainda fazemos visitas in loco para garantir que as empresas parceiras existem de verdade.

Assim, é possível identificar possíveis riscos e manter a imagem da sua empresa segura e com credibilidade.

Além disso, a verificação contínua de parceiros avalia atualizações dos seus parceiros ao longo da relação comercial, garantindo que seus parceiros continuem seguindo os padrões de conduta e qualidade desejados.

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, fornecemos relatórios detalhados e personalizados sobre os fornecedores com a indicação dos riscos para que você possa tomar decisões informadas sobre a continuidade ou não da relação.

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