Realizar o gerenciamento de fornecedores nas empresas é um desafio e tanto, pois lidar com diversos parceiros e terceiros tem suas dificuldades para garantir a prestação de serviços com agilidade, eficiência, segurança e qualidade.  

Ao mesmo tempo, uma gestão de sucesso neste quesito é fundamental para assegurar que as operações ocorram com maior fluidez e excelência.  

Imagine só um fornecedor que atrasa o envio de pedidos de matéria-prima. Isso impactará em todo o restante da cadeia de processos, podendo afetar o prazo de entrega de um produto ao cliente final.  

Este é só um exemplo da importância do controle de fornecedores dentro das organizações. Quando vemos o cenário com uma série de prestadores de serviços na sua companhia, a assertividade na contratação e gestão ganha ainda mais peso. 

Para exemplificar essa pulverização na contratação de fornecedores, segundo a Pesquisa Global de Terceirização da Deloitte, 52% dos executivos admitem terceirizar funções de negócios. 

Importância da gestão eficiente de fornecedores 

As empresas que possuem parceiros estratégicos devem assegurar a qualidade dos seus produtos e serviços, assim como melhorar os processos de modo contínuo. Por isso, a contratação e o gerenciamento de fornecedores para as operações do seu negócio precisam ser realizados com bastante cuidado e atenção para manter a excelência da sua organização. 

Afinal, no fim do dia, o que está em jogo perante os clientes, o mercado e demais stakeholders é a reputação da sua marca. Além da questão da imagem e credibilidade da companhia, confira os principais impactos da gestão de prestadores e fornecedores para o seu negócio: 

Economia

A escolha de fornecedores competitivos e a realização de negociações positivas ajudam a reduzir os custos da contratação, trazendo maior eficiência financeira para a companhia. 

Padrões de qualidade

Com parceiros de confiança, sua empresa garante que tenha os insumos ou serviços necessários para manter a qualidade do negócio.

Segurança da operação

O prestador de serviços que cumpre prazos transmite maior segurança nos processos internos, garantindo que tudo vai sair conforme o planejado e reduzindo a chance de interrupções inesperadas. 

Gestão de riscos corporativos 

Muitas vezes, os riscos de fraudes, furtos, sabotagens e outros problemas não nascem dentro das empresas, mas sim em sua cadeia de terceiros. 

As falhas de fornecedores podem gerar impactos diretos na gestão de riscos com exposição a fraudes e atividades ilícitas, conformidade regulatória, segurança da informação e continuidade operacional. 

Mitigação de riscos

Ao ter um fornecedor homologado por um processo robusto interno de Know Your Supplier, sua empresa afasta possíveis conflitos de interesse na contratação, mitigando riscos de superfaturamento e de corrupção, assegurando o compliance e a ética.

Saiba mais: Por que as empresas precisam investir em práticas de Know Your Customer? Descubra! 

Vantagem competitiva

Com os itens acima contemplados, sua organização consegue se destacar no mercado, superar a concorrência e aumentar sua atratividade para clientes. 

Quais são os principais riscos de fornecedores? 

Riscos operacionais 

Referem-se a atrasos, falhas de entrega, baixa qualidade de produtos ou serviços e dependência excessiva de fornecedores críticos. 

Riscos financeiros 

Incluem instabilidade financeira do fornecedor, falência, fraudes contábeis ou incapacidade de cumprir obrigações contratuais. 

Riscos de compliance e legais 

Envolvem práticas ilícitas, corrupção, descumprimento de normas regulatórias, violações trabalhistas ou ambientais que podem gerar responsabilização para a empresa contratante. 

Vale destacar o princípio da responsabilização objetiva, que correlaciona a responsabilidade de uma empresa por atos de seu fornecedor, caso tenha sido beneficiada. 

Riscos reputacionais 

Mesmo quando o problema ocorre no fornecedor, o impacto recai sobre a marca contratante, afetando confiança de clientes, parceiros e investidores. 

Riscos de segurança da informação 

Os fornecedores quando possuem acesso a sistemas, dados ou infraestruturas críticas ampliam a superfície de ataque e aumentam a probabilidade de incidentes cibernéticos. 

Fatores relevantes no relacionamento com fornecedores 

A gestão de fornecedores envolve diversas etapas no relacionamento com os parceiros e terceiros que são fundamentais para criar uma integração entre as partes, combater riscos e promover uma conduta ética. Esse gerenciamento inclui: 

• Seleção e avaliação dos prestadores; 
• Contratação e homologação; 
• Controle de prazos; 
• Manutenção do relacionamento; 
• Monitoramento de atividades e melhoria contínua. 

 

De olho nestes aspectos, para ter uma boa relação com um prestador, 54% dos líderes empresariais consideram a transparência como a qualidade mais importante para um fornecedor. A confiança está em segundo lugar, com 41%. Os dados são do estudo da Deloitte. 

Entre outros atributos, estão compreensão do negócio, comprovação de resultados, comunicação clara, recursos e funcionários qualificados, padrões de cibersegurança, contribuição para inovação e parceria estratégica. 

Principais medidas para fazer um gerenciamento de fornecedores eficaz 

Definição de expectativas e objetivos de cada fornecedor 

Antes de iniciar o processo de contratação, reflita e avalie o que você espera que os diferentes fornecedores entreguem para o seu negócio. A partir daí, com uma visão clara, é possível estipular os produtos ou serviços adequados, os prazos de entrega ou execução e os demais detalhes. 

Esta etapa é importante até mesmo para buscar os fornecedores e poder realizar comparações entre propostas e escopos de trabalho. 

Abordagem por níveis de risco 

Nem todos os fornecedores apresentam o mesmo nível de risco. Neste sentido, categorizar os parceiros por tipo de risco e grau de impacto permite aplicar controles mais rigorosos quando realmente importar. Por exemplo: algum fornecedor que terá acessos mais sensíveis terá uma análise mais criteriosa. 

Seleção dos fornecedores 

Este talvez seja o passo mais importante de todo o gerenciamento de fornecedores, porque uma escolha mal feita de parceiro pode resultar em diversos problemas posteriores, tanto na entrega como no relacionamento. Por isso, neste caso, é preciso ir além da pura e simples análise de custos. Verifique uma série de requisitos como: 

• Experiência e tempo de mercado; 
• Reputação da empresa parceira ou do prestador; 
• Avaliações públicas e recomendações; 
• Número de clientes atendidos e feedbacks; 
• Currículo de diretores; 
• Histórico de conduta e ética; 
• Saúde financeira do terceiro e a capacidade de pagar seus funcionários; 
• Regularidade junto à Receita Federal; 
• Quadro societário;
• Sede, estrutura e/ou local de operação do prestador; 
• Cumprimento de prazos; 
• Canais de atendimento disponíveis e reclamações; 
• Relatórios de qualidade de produtos e serviços; 
• Flexibilidade na forma de atuação; 
• Capacidade de inovação e adoção de novas práticas de mercado. 

 

Ou seja, além de preços competitivos e custo-benefício, esses pontos também merecem destaque. Não podemos nos esquecer de ter atenção para as pessoas responsáveis por essas contratações, seja da área de compras da sua companhia ou de outra área, e possíveis riscos de conflito de interesse na hora de selecionar a parceira ideal. 

Criação de políticas internas para fornecedores 

Para garantir a eficiência da prestação de serviços e a integridade nas relações comerciais com parceiros, é fundamental ter políticas que guiem esses relacionamentos. Neste caso, deve-se ter regras para o recebimento e aceite de brindes e presentes de terceiros, por exemplo, para evitar que isso se torna uma prática para favorecimentos futuros, como em uma renovação contratual. 

Desenvolvimento de relações saudáveis 

Não é porque o fornecedor presta serviços que a cobrança tem que ser firme demais e excessiva. Se o parceiro não cumprir com os requisitos previstos em contrato, este pode ser rescindido. Por isso, manter um diálogo constante com fornecedores, envolvendo feedback, indicadores de desempenho e planos de melhoria, reduz surpresas e fortalece o relacionamento. 

Dessa forma, é possível incentivar e promover relações saudáveis, humanas e transparentes para ter uma boa comunicação e tornar os vínculos mais confiáveis. Essa relação ajuda que ambos os lados tenham segurança para trabalhar em conjunto e traçar estratégias em conjunto para os negócios. 

Definição de indicadores de performance 

Identifique os indicadores que podem ser usados para medir a eficiência das ações realizadas pelos prestadores. Assim, você pode verificar problemas em processos ou pontos de melhoria na prestação de serviços. Se você contrata um fornecedor de sistema de tecnologia, pode analisar o número de bugs e indisponibilidade da ferramenta, por exemplo. 

Leia também: Gestão inteligente: a importância de tomada de decisões informadas no combate a fraudes 

Avaliações de desempenho 

Para alinhar as entregas, resultados e próximos passos, determine avaliações periódicas do desempenho. Com isso, sua empresa pode realizar um monitoramento contínuo, verificar se os fornecedores estão cumprindo com os processos previstos em contrato e garantir maior eficiência. 

Due diligence contínua 

Tanto na etapa de homologação, como no monitoramento periódico durante a relação com o fornecedor, é importante fazer avaliações rigorosas. Isso inclui verificações financeiras, legais, certificações e reputação com base em dados confiáveis. 

Papel do compliance e da governança na gestão de fornecedores 

Sob a ótica do compliance, o gerenciamento de fornecedores é um processo de extremo risco, pois corporações podem ser responsabilizadas por atos praticados por terceiros ou intermediários.  

Problemas como corrupção, práticas trabalhistas inadequadas, violações ambientais ou não conformidade com a proteção de dados podem afetar diretamente a reputação e a estabilidade da empresa contratante.  

Portanto, a adoção de práticas de compliance na gestão de fornecedores também ajuda a prevenir crises e interrupções que poderiam impactar toda a operação. 

Desse modo, o gerenciamento de fornecedores deve ser encarado como uma prática preventiva. As organizações que adotam uma abordagem estruturada conseguem antecipar riscos, responder com agilidade e reduzir impactos financeiros e reputacionais. 

Integração entre áreas da empresa 

Além disso, essa gestão de terceiros deve ser um esforço transversal, envolvendo áreas como compras, jurídico, compliance, fraudes, riscos, segurança da informação e auditoria interna. 

Assim, as decisões críticas sobre fornecedores são compartilhadas entre os departamentos, com regras claras, fluxos definidos e responsabilidades bem estabelecidas. 

Como a GIF International pode ajudar no gerenciamento de fornecedores 

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Com a nossa solução de Due Diligence Investigations, realizamos uma análise abrangente de reputação, estrutura, conformidades regulatórias, informações de registro, aspectos financeiros, relações comerciais e muito mais, e ainda fazemos visitas in loco para garantir que as empresas parceiras existem de verdade. Dessa forma, é possível identificar possíveis riscos. 

Além disso, também fazemos a verificação contínua de parceiros ao longo da relação comercial, revalidando fornecedores e garantindo que eles continuem seguindo os padrões desejados. 

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, fornecemos relatórios detalhados e personalizados sobre os fornecedores com a indicação dos riscos para que você possa tomar decisões informadas sobre a continuidade ou não da relação. 

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