Como fazer o gerenciamento de fornecedores com segurança e confiança

Gerenciar fornecedores é um grande desafio. Veja como realizar com eficiência e segurança.

30 de janeiro
2025
11 min

Realizar o gerenciamento de fornecedores nas empresas é um desafio e tanto, pois lidar com diversos parceiros e terceiros tem suas dificuldades para garantir a prestação de serviços com agilidade, eficiência, segurança e qualidade.

Ao mesmo tempo, uma gestão de sucesso neste quesito é fundamental para assegurar que as operações ocorram com maior fluidez e excelência.

Imagine só um fornecedor que atrasa o envio de pedidos de matéria-prima. Isso impactará todo o restante da cadeia de processos, podendo afetar o prazo de entrega de um produto ao cliente final.

Este é só um exemplo da importância do controle de fornecedores dentro das organizações. Até porque, no momento atual, as empresas sofrem com riscos de fraudes, falhas operacionais, perda de eficiência e prejuízo para a experiência dos consumidores se não houver uma gestão estruturada.

Para completar o contexto, identificamos um cenário com diversos prestadores de serviços dentro das companhias. Com isso, a assertividade na seleção, contratação e gestão dos terceiros ganha ainda mais peso.

Para ver essa pulverização na contratação de fornecedores, segundo a Pesquisa Global de Terceirização da Deloitte, 52% dos executivos admitem terceirizar funções de negócios. Enquanto 76% revelam terceirizar processos e atividades de Tecnologia da Informação.

O que é gestão de fornecedores?

O gerenciamento de fornecedores é o conjunto de processos utilizados para selecionar, qualificar, avaliar, monitorar e desenvolver fornecedores, com o objetivo de garantir que entreguem valor ao negócio de forma segura, eficiente e em conformidade com as normas.

Qual a importância da gestão eficiente de fornecedores?

As empresas que possuem parceiros estratégicos devem assegurar a qualidade dos seus produtos e serviços, assim como melhorar os processos de modo contínuo. Por isso, a contratação e o gerenciamento de fornecedores para as operações do seu negócio precisam ser realizados com bastante cuidado e atenção para manter a excelência da sua organização.

Afinal, no fim do dia, o que está em jogo perante os clientes, o mercado e demais stakeholders é a reputação da sua marca. Além da questão da imagem e credibilidade da companhia, confira os principais impactos da gestão de prestadores e fornecedores para o seu negócio:

Economia

A escolha de fornecedores competitivos e a realização de negociações positivas ajudam a reduzir os custos da contratação, trazendo maior eficiência financeira para a companhia.

Padrões de qualidade

Com parceiros de confiança, sua empresa garante que tenha os insumos ou serviços necessários para manter a qualidade do negócio.

Segurança da operação

O prestador de serviços que cumpre prazos transmite maior segurança nos processos internos, garantindo que tudo vai sair conforme o planejado e reduzindo a chance de interrupções inesperadas.

Eficiência operacional

Os processos estruturados em relação aos fornecedores reduzem retrabalhos no fluxo operacional, atrasos e custos ocultos.

Gestão de riscos de terceiros

Muitas vezes, os riscos de fraudes, furtos, sabotagens e outros problemas não nascem dentro das empresas, mas sim em sua cadeia de terceiros.

As falhas de fornecedores podem gerar impactos diretos na gestão de riscos com exposição a fraudes e atividades ilícitas, conformidade regulatória, segurança da informação e continuidade operacional.

Além disso, sua empresa afasta possíveis conflitos de interesse na contratação, mitigando riscos de superfaturamento e de corrupção, assegurando o compliance e a ética.

Saiba mais: Por que as empresas precisam investir em práticas de Know Your Customer? Descubra!

Conformidade regulatória

Ao ter um fornecedor homologado por um processo robusto interno de Know Your Supplier, as companhias garantem aderência a normas, políticas internas

Vantagem competitiva

Com os itens acima contemplados, sua organização consegue se destacar no mercado, superar a concorrência e aumentar sua atratividade para clientes.

Quais são os principais riscos de fornecedores?

Riscos operacionais

Referem-se a atrasos, falhas de entrega, baixa qualidade de produtos ou serviços e dependência excessiva de fornecedores críticos.

Riscos contratuais

Podem ocorrer falhas contratuais, com ausência de cláusulas que protegem a sua empresa.

Riscos financeiros

Incluem instabilidade financeira do fornecedor, falência, fraudes contábeis ou incapacidade de cumprir obrigações contratuais.

Riscos estratégicos

Quando há alta dependência de um número muito pequeno de fornecedores para itens ou serviços essenciais. Existe um impacto direto na continuidade do negócio se houver falha, ruptura ou saída desse fornecedor.

Riscos de compliance e legais

Envolvem práticas ilícitas, conflito de interesses (com relações inadequadas entre colaboradores e terceiros), corrupção, descumprimento de normas regulatórias, violações trabalhistas ou ambientais que podem gerar responsabilização para a empresa contratante.

Vale destacar o princípio da responsabilização objetiva, que correlaciona a responsabilidade de uma empresa por atos de seu fornecedor, caso tenha sido beneficiada.

Riscos reputacionais

Mesmo quando o problema ocorre no fornecedor, o impacto recai sobre a marca contratante, afetando confiança de clientes, parceiros e investidores.

Riscos de segurança da informação

Os fornecedores quando possuem acesso a sistemas, dados ou infraestruturas críticas ampliam a superfície de ataque e aumentam a probabilidade de incidentes cibernéticos e vazamento de dados.

Por esses fatores, o gerenciamento de fornecedores deve estar integrado à estratégia de gestão de riscos e compliance da organização.

Itens relevantes no relacionamento com fornecedores

A gestão de fornecedores envolve diversas etapas no relacionamento com os parceiros e terceiros que são fundamentais para criar uma integração entre as partes, combater riscos e promover uma conduta ética. Esse gerenciamento inclui:

Seleção e avaliação dos prestadores;
Contratação e homologação;
Avaliação de riscos;
Controle de prazos;
Manutenção do relacionamento;
Monitoramento de atividades e melhoria contínua.

De olho nestes aspectos, para ter uma boa relação com um prestador, 54% dos líderes empresariais consideram a transparência como a qualidade mais importante para um fornecedor. A confiança está em segundo lugar, com 41%. Os dados são do estudo da Deloitte.

Entre outros atributos, estão compreensão do negócio, comprovação de resultados, comunicação clara, recursos e funcionários qualificados, padrões de cibersegurança, contribuição para inovação e parceria estratégica.

Principais medidas para fazer o gerenciamento de fornecedores eficaz

Segmentação de fornecedores por criticidade

A segmentação por criticidade é uma das práticas mais importantes na gestão de fornecedores, pois permite priorizar esforços e recursos de acordo com o impacto que cada fornecedor pode gerar para o negócio.

Nem todos os fornecedores representam o mesmo nível de risco. Por isso, classificá-los adequadamente ajuda a direcionar ações de monitoramento, due diligence e governança. A classificação pode considerar critérios como:

Impacto no negócio: fornecedores essenciais para a operação;
Acesso a dados sensíveis: especialmente informações estratégicas ou pessoais;
Valor financeiro envolvido: contratos de alto valor;
Risco regulatório: atuação em setores altamente regulados;
Dependência operacional: dificuldade de substituição.

Definição de expectativas e objetivos de cada fornecedor

Reflita e avalie o que você espera que os diferentes fornecedores entreguem para o seu negócio. A partir daí, com uma visão clara, é possível estipular os produtos ou serviços adequados, os prazos de entrega ou execução e os demais detalhes.

Esta etapa é importante até mesmo para buscar os fornecedores e poder realizar comparações entre propostas e escopos de trabalho.

Seleção dos fornecedores

Este talvez seja o passo mais importante de todo o gerenciamento de fornecedores, porque uma escolha mal feita de parceiro pode resultar em diversos problemas posteriores, tanto na entrega como no relacionamento. Por isso, neste caso, é preciso ir além da pura e simples análise de custos. Verifique uma série de requisitos como:

Experiência e tempo de mercado;
Reputação da empresa parceira ou do prestador;
Avaliações públicas e recomendações;
Número de clientes atendidos e feedbacks;
Currículo de diretores;
Histórico de conduta e ética;
Saúde financeira do terceiro e a capacidade de pagar seus funcionários;
Regularidade junto à Receita Federal;
Quadro societário;
Sede, estrutura e/ou local de operação do prestador;
Cumprimento de prazos;
Canais de atendimento disponíveis e reclamações;
Relatórios de qualidade de produtos e serviços;
Flexibilidade na forma de atuação;
Capacidade de inovação e adoção de novas práticas de mercado.

Ou seja, além de preços competitivos e custo-benefício, esses pontos também merecem destaque. Não podemos nos esquecer de ter atenção para as pessoas responsáveis por essas contratações, seja da área de compras da sua companhia ou de outra área, e possíveis riscos de conflito de interesse na hora de selecionar a parceira ideal.

Avaliação de riscos de fornecedores

Após verificar os requisitos dos terceiros, a avaliação de riscos é indispensável para, junto com o grau de criticidade de atuação do parceiro, identificar, analisar e classificar os riscos associados a cada fornecedor.

Com essa análise, os fornecedores podem ser divididos por:

Alto risco: exige monitoramento contínuo e controles rigorosos;
Médio risco: acompanhamento periódico;
Baixo risco: controles simplificados.

Essa classificação orienta decisões como aprovação, continuidade ou até descontinuação do fornecedor.

Criação de políticas internas para fornecedores

Para garantir a eficiência da prestação de serviços e a integridade nas relações comerciais com parceiros, é fundamental ter políticas que guiem esses relacionamentos. Neste caso, deve-se ter regras para o recebimento e aceite de brindes e presentes de terceiros, por exemplo, para evitar que isso se torna uma prática para favorecimentos futuros, como em uma renovação contratual.

Contrato detalhado e com critérios claros

Um contrato bem elaborado é fundamental para reduzir ambiguidades, mitigar riscos e garantir alinhamento entre as partes. Quando mal formulado, aumenta a chance de problemas com os fornecedores. Veja detalhes importantes:

Escopo detalhado dos serviços ou produtos;
SLAs (Service Level Agreements) bem definidos;
Indicadores de desempenho (KPIs);
Cláusulas de compliance e anticorrupção;
Requisitos de proteção de dados (LGPD);
Penalidades e multas por descumprimento;
Previsão de auditorias;
Planos de contingência em caso de problemas.

Desenvolvimento de relações saudáveis

Não é porque o fornecedor presta serviços que a cobrança tem que ser firme demais e excessiva. Se o parceiro não cumprir com os requisitos previstos em contrato, este pode ser rescindido. Por isso, manter um diálogo constante com fornecedores, envolvendo feedback, indicadores de desempenho e planos de melhoria, reduz surpresas e fortalece o relacionamento.

Dessa forma, é possível incentivar e promover relações saudáveis, humanas e transparentes para ter uma boa comunicação e tornar os vínculos mais confiáveis. Essa relação ajuda que ambos os lados tenham segurança para trabalhar em conjunto e traçar estratégias em conjunto para os negócios.

Definição de indicadores de performance

Identifique os indicadores que podem ser usados para medir a eficiência das ações realizadas pelos prestadores. Assim, você pode verificar problemas em processos ou pontos de melhoria na prestação de serviços. Se você contrata um fornecedor de sistema de tecnologia, pode analisar o número de bugs e indisponibilidade da ferramenta, por exemplo.

Avaliações de desempenho

Para alinhar as entregas, resultados e próximos passos, determine avaliações periódicas do desempenho. Com isso, sua empresa pode realizar um monitoramento contínuo, verificar se os fornecedores estão cumprindo com os processos previstos em contrato e garantir maior eficiência.

Auditoria periódica de fornecedores

A auditoria e revisão periódica garantem que os fornecedores continuem atendendo aos critérios definidos ao longo do tempo. Mesmo parceiros inicialmente confiáveis podem se tornar um risco se não houver acompanhamento contínuo.

Os objetivos da auditoria são verificar a conformidade das ações com o contrato, avaliar desempenho e qualidade, identificar desvios ou irregularidades, atualizar a classificação de risco e garantir a aderência a políticas e normas.

Podem ser realizadas auditorias documentais, in loco quando necessário, revisão de indicadores e revalidação de due diligence.

Due diligence contínua

Tanto na etapa de homologação, como na auditoria e monitoramento periódico, é importante fazer avaliações rigorosas, a fim de garantir a idoneidade do fornecedor. Isso inclui verificações financeiras, legais, certificações e reputação com base em dados confiáveis.

Papel do compliance e da governança na gestão de fornecedores

Sob a ótica do compliance, o gerenciamento de fornecedores é um processo de extremo risco, pois as corporações podem ser responsabilizadas por atos praticados por terceiros ou intermediários, como mencionamos anteriormente.

Problemas como corrupção, práticas trabalhistas inadequadas, violações ambientais ou não conformidade com a proteção de dados podem afetar diretamente a reputação e a estabilidade da empresa contratante.

Portanto, a adoção de práticas de compliance na gestão de fornecedores também ajuda a prevenir crises e interrupções que poderiam impactar toda a operação.

Desse modo, o gerenciamento de fornecedores deve ser encarado como uma prática preventiva. As organizações que adotam uma abordagem estruturada conseguem antecipar riscos, responder com agilidade e reduzir impactos financeiros e reputacionais.

Integração entre áreas da empresa

Além disso, essa gestão de terceiros deve ser um esforço transversal, envolvendo áreas como compras, jurídico, compliance, fraudes, riscos, segurança da informação e auditoria interna.

Assim, as decisões críticas sobre fornecedores são compartilhadas entre os departamentos, com regras claras, fluxos definidos e responsabilidades bem estabelecidas. Essa atuação integrada permite uma visão 360° do fornecedor, reduzindo lacunas e melhorando a tomada de decisão.

Por outro lado, quando a gestão ocorre de forma descentralizada ou sem alinhamento, aumentam significativamente os riscos de contratações inadequadas, falhas de compliance, exposição a fraudes, vulnerabilidades de segurança da informação e inconsistências contratuais.

Como a GIF International pode ajudar no gerenciamento de fornecedores

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Com a nossa solução de Due Diligence Investigations, realizamos uma análise abrangente de reputação, estrutura, conformidades regulatórias, informações de registro, aspectos financeiros, relações comerciais e muito mais, e ainda fazemos visitas in loco para garantir que as empresas parceiras existem de verdade.

Assim, é possível identificar possíveis riscos e manter a imagem da sua empresa segura e com credibilidade.

Além disso, também fazemos a verificação contínua de parceiros ao longo da relação comercial, revalidando fornecedores e garantindo que eles continuem seguindo os padrões de conduta desejados.

Com mais de 30 anos de experiência no mercado, fornecemos relatórios detalhados e personalizados sobre os fornecedores com a indicação dos riscos para que você possa tomar decisões informadas sobre a continuidade ou não da relação.

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