Como usar o inventário para melhorar o controle de estoque na sua empresa

Veja como evoluir a organização da sua empresa com o inventário de estoque!

8 de julho
9 min

Em um mercado cada vez mais competitivo, um dos principais desafios para empresas de varejo e e‑commerce é manter um controle de estoque eficaz, o que exige a implementação de diferentes tipos de inventário de estoque. Assim, é possível assegurar a organização do negócio para gerar mais eficiência, produtividade e vendas.

Afinal, a ausência do controle de estoque pode ocasionar:

Falta de produtos no momento da compra, causando frustração no cliente, gerando cancelamentos e prejudicando a experiência de compra;
Excesso de estoque, que resulta em custos com armazenamento, produtos encalhados ou até mesmo ficando obsoletos;
Quebras ou danificação de produtos sem o devido monitoramento e acompanhamento, resultando em perdas;
Maior facilidade para desvios e furtos, especialmente em operações com múltiplos pontos de distribuição e diversos parceiros na logística.

Tais problema são graves para o varejo e e-commerce. Segundo a pesquisa da Abrappe, o índice médio de perdas no varejo registrou R$  24 bilhões em 2021, equivalentes a 1,21% do faturamento líquido do setor.

Além disso, levantamento da Zebra Technologies mostra 84% das empresas latino‑americanas veem a prevenção de perdas como um grande desafio engesystems.com.br.

Os índices de precisão ruim de estoque agravam ainda mais o cenário. Nos Estados Unidos, 34% das organizações já enviaram pedidos com atraso por falta de produto, de acordo com dados do People Vox.

Esses dados reforçam que, sem um inventário eficaz, sua operação está vulnerável a custos elevados, baixa performance e fraudes internas.

Por que os tipos de inventário de estoque são essenciais?

1. Controle de estoque preciso

O inventário revela a realidade do que está físico em seu armazém, loja ou centro de distribuição e aponta discrepâncias entre o que está registrado no sistema e o que realmente existe. Colocar o inventário como prática sistemática reduz gaps entre lote e registro, melhora vendas e atende à demanda real.

2. Maior visibilidade e rastreabilidade

Com um inventário bem executado, você acompanha cada unidade armazenada, identificando não apenas quantidades, mas também condições de armazenamento, localização e movimentação dentro do estoque.

3. Monitoramento eficaz e prevenção de desvios

Os registros precisos reduzem inconsistências, fortalecem controles de auditorias e facilitam o monitoramento de riscos e vulnerabilidades, seja no acompanhamento de armazenamento de produtos e nas operações do estoque. Isso ajuda a mitigar desvios e furtos internos.

4. Previsão de demanda e ações estratégicas

A implementação de quaisquer tipos de inventário de estoque permite prever a demanda, evitando excessos e faltas de mercadorias, assim como vencimentos no caso de itens perecíveis.

5. Redução de custos operacionais

A partir da melhor organização do estoque com um inventário, é possível mitigar o custo elevado de armazenamento com espaços ociosos, quebras ou deterioração de produtos.

Conheça os principais tipos de inventário de estoque

Conhecer os diferentes tipos de inventário de estoque é essencial para aplicar o método mais adequado ao porte, estrutura e dinâmica operacional da sua empresa. Cada modelo atende a realidades diferentes, desde operações enxutas até redes com múltiplos centros de distribuição.

Para gestores de varejo e e-commerce, essa escolha impacta diretamente no controle de estoque, no monitoramento eficaz e na prevenção de fraudes e perdas. Veja quais são as opções mais comuns:

1. Inventário periódico

Esse é o modelo mais tradicional. Ocorre em períodos específicos, de forma mensal, trimestral, semestral ou anual. Durante esse processo, as operações são parcialmente ou totalmente paralisadas para que a equipe conte todos os produtos fisicamente e confronte com o estoque registrado.

Vantagens:

Custo inicial mais baixo;
Aplicável a empresas com menor variedade de produtos;
Permite “zerar” divergências acumuladas.

Desvantagens:

Risco elevado de perdas não detectadas no dia a dia;
Tempo de parada da operação;
Baixa visibilidade entre os ciclos.

Assim, é mais indicada para empresas com baixo giro de estoque ou sem estrutura tecnológica para contagem contínua.

2. Inventário rotativo (ou contínuo)

Neste modelo, o estoque é contado de forma contínua, sem paralisar a operação. As contagens são feitas por amostragem ou ciclos planejados, priorizando produtos críticos, de alto valor ou maior giro.

Vantagens:

Permite monitoramento de estoque de modo constante;
Maior acuracidade dos registros;
Facilita a detecção precoce de desvios e erros;
Garante controle de estoque mais confiável com menos impacto na operação.

Desvantagens:

Exige planejamento e equipe dedicada;
Requer estrutura e cultura de controle.

Por isso, a recomendação é aplicar em e-commerces, marketplaces, ou redes de varejo com muitos centros de distribuição ativos. É o modelo preferido para negócios que lidam com produtos de alto valor agregado ou sujeitos a furto.

3. Inventário cíclico

Similar ao rotativo, tem foco em produtos pré-definidos ou categorias por ciclo. Utiliza metodologias como a Curva ABC, onde produtos de maior impacto (classe A) são contados com mais frequência que os de menor importância (classe C).

Vantagens:

Otimiza o tempo da equipe;
Prioriza itens mais críticos;
Facilita a gestão em operações com grande diversidade de produtos.

Desvantagens:

Pode deixar itens menos relevantes fora do radar por longos períodos;
Ainda há riscos de perdas em categorias menos priorizadas.

Entre os diferentes tipos de inventário de estoque, esse deve ser usado por empresas com centenas de unidades de manutenção de estoque, que precisam equilibrar controle com eficiência operacional.

4. Inventário perpétuo

É o inventário para empresas com alta tecnologia embarcada. Utiliza sistemas de gestão avançada, como ERP, WMS e RFID, ou códigos de barras para registrar automaticamente as entradas e saídas do estoque. Com isso, a empresa tem uma visão em tempo real do que há disponível.

Vantagens:

Total automação do controle de estoque;
Alta visibilidade para auditoria e compliance;
Integração com pedidos, vendas e logística;
Suporte ideal para investigação de fraudes com base em trilhas digitais.

Desvantagens:

Alto investimento em tecnologia;
Demanda manutenção constante dos sistemas e atualização de dados.

É ideal para grandes operações de e-commerce, centros de distribuição automatizados e redes varejistas com alta maturidade tecnológica.

5. Inventário de emergência

É realizado fora do cronograma, geralmente após o surgimento de uma inconsistência grave, como perdas inexplicadas, denúncias de desvio ou falhas nos sistemas de gestão.

Vantagens:

Atende rapidamente à necessidade de resposta;
Importante no contexto de investigação e segurança patrimonial.

Desvantagens:

Geralmente revela um problema mais sério;
Não substitui uma estratégia regular de inventário.

Esse modelo é importante para empresas com investigação em andamento, apuração de fraudes ou instabilidade nos registros.

Qual tipo de inventário escolher?

A definição do melhor modelo não é uma decisão única e padronizada. Pelo contrário, é importante considerar a realidade operacional da empresa, os recursos disponíveis, os níveis de risco e os objetivos estratégicos de monitoramento de estoque e controle de perdas.

Veja a seguir os principais critérios para orientar a escolha entre os tipos de inventário de estoque disponíveis:

Volume de produtos e frequência de movimentação

As empresas com muitos itens e alta rotatividade, como e-commerces e redes de varejo, costumam ter mais sucesso com inventários rotativos, cíclicos ou perpétuos, que oferecem atualizações frequentes e contínuas.

Já operações menores ou com baixo giro podem adotar o inventário periódico sem prejudicar tanto a dinâmica de negócios, embora isso traga mais riscos de invisibilidade.

Maturidade tecnológica da empresa

A infraestrutura disponível também determina qual modelo é mais viável. As empresas com sistemas robustos, como ERP, WMS, leitores de código de barras ou RFID, têm mais capacidade de implantar inventários perpétuos.

Se o negócio ainda opera com planilhas ou registros manuais, será necessário migrar aos poucos, começando por inventários rotativos com apoio de tecnologia leve.

Nível de exposição a fraudes e riscos de segurança

As organizações que lidam com produtos de alto valor, como eletrodomésticos ou equipamentos tecnológicos, alto risco ou que já enfrentaram fraudes internas, furtos ou desvios, devem optar por modelos de contagem mais frequentes e estratégicos, como o rotativo, cíclico ou mesmo ações emergenciais, quando houver indícios de irregularidades.

Além disso, esses casos pedem uma integração entre os setores de estoque, auditoria, segurança e compliance para que o inventário sirva também como ferramenta de prevenção e detecção de fraudes.

Vale a pena também combinar o inventário rotativo com monitoramento de câmeras e rastreabilidade dos movimentos no sistema. Assim, você identifica vulnerabilidades com mais rapidez.

Objetivo estratégico do controle de estoque

Se a sua meta é apenas garantir a disponibilidade de produtos para venda, o inventário pode ser orientado pela curva ABC, que classifica os itens com base em sua importância e valor para o negócio, e focar em mercadorias de maior demanda.

Caso outro objetivo seja evitar perdas financeiras, prevenir fraudes, atender auditorias ou integrar com um programa de compliance, a exigência de precisão e rastreabilidade será maior. Tal cenário exige modelos mais frequentes de inventário.

Recursos financeiros e equipe disponível

Alguns modelos de inventário (como o perpétuo) demandam investimento em sistemas e treinamentos. Já os modelos periódicos e cíclicos são mais acessíveis, mas exigem maior esforço operacional, pausas e planejamento prévio.

É importante calcular o ROI (retorno sobre investimento) de cada método. Muitas vezes, o custo de um inventário mais sofisticado é compensado pela redução de perdas e desvios, o que é relevante para o setor de varejo e e-commerce, que sofre com fraudes e furtos recorrentes.

Saiba mais: Passo a passo para criar uma cultura de segurança na sua empresa e reduzir riscos

Veja 6 benefícios da adoção de inventários adequados

A decisão entre os tipos de inventário de estoque para encontrar o modelo ideal para seu negócio ajuda a potencializar os impactos positivos de realizar esse processo. Veja só os benefícios:

Precisão elevada: diminui ‘quebras’ no estoque e garante disponibilidade real do produto online e offline;
Melhoria no monitoramento de estoque: permite detectar desvios, identificar comportamento fora do padrão ou recorrência de inconsistências;
Redução de custos com armazenamento: quanto menos estoque parado, menor custo de estocagem, com seguro de produtos e obsolescência dos itens;
Otimização da operação logística: garante processos mais ágeis, menos retrabalho na separação de pedidos e precisão na reposição;
Aumento da confiança do cliente: com um bom inventário, são menores as chances de cancelamento de compras por falta de produtos, o que aumenta a retenção de consumidores e a reputação da loja;
Apoio à estratégia antifraude: os inventários corretos geram indicadores que ajudam operações de investigação de fraudes e mitigam riscos.

Como o ecossistema da GIF International pode contribuir com sua operação

O inventário é a base de um bom controle de estoque, essencial para suportar entregas confiáveis, ótima gestão de ativos, redução de custos e prevenção de fraudes. Escolher o tipo certo de inventário é um passo decisivo para operações de varejo e e‑commerce mais seguras e eficientes.

Na GIF International, estamos preparados para ajudar sua empresa no combate a fraudes, atuando na prevenção, detecção e investigação corporativa. Assim, ajudamos nossos clientes a proteger seus estoques, reputação e resultados.

Oferecemos um ecossistema de soluções integradas com investigação de fraudes, desvios de conduta, due diligence de fornecedores, parceiros e terceiros, risk assessment, biometria de voz, prevenção de fraudes e muito mais.

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