A cultura antifraude bem definida dentro das empresas é fundamental para ajudar no combate a fraudes e na prevenção de riscos, o que permite evitar danos potenciais em termos financeiros e reputacionais à organização. Ao mesmo tempo, o negócio consegue aumentar a segurança.
Para atingir tais objetivos, a cultura de segurança deve envolver ações proativas de acordo com o conjunto de normas, valores e atitudes da empresa, influenciando o comportamento seguro dos colaboradores.
Assim, fica claro que este elemento é crucial na estratégia de segurança para fortalecer a prevenção de fraudes.
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Mas o que é a cultura antifraude?
A cultura de segurança, ou cultura antifraude, representa um conjunto de políticas, normas, valores e atitudes relacionados à segurança dos processos, operações e sistemas da empresa.
Seu objetivo é a prevenção de fraudes a partir de medidas e práticas de segurança que devem ser adotadas por todos os funcionários e executivos. Neste sentido, a cultura engloba todo o ambiente da organização.
Benefícios de uma cultura de segurança eficaz
Criar, implementar e sustentar uma cultura antifraude é peça chave dentro do plano de segurança organizacional. Veja os impactos positivos:
- Aumento na eficiência dos controles de segurança;
- Alinhamento, informação e conscientização dos colaboradores sobre os riscos existentes;
- Maior compromisso com as medidas de segurança;
- Facilidade na identificação e percepção de riscos de fraudes, danos físicos e ameaças online;
- Redução dos riscos de roubos, fraudes, desvios, invasões, sabotagens etc.;
- Diminuição de prejuízos com danos materiais e perdas financeiras;
- Melhora na segurança com menores investimentos necessários.
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Triângulo da cultura de segurança
O termo triângulo da cultura foi cunhado Scott Geller em 1989 no livro “The Psychology of Safety Handbook” e se refere à segurança do trabalho. No entanto, o tripé elencado pelo autor também se identifica com a cultura antifraude.
De acordo com Geller, os três itens base são:
- Pessoas: seus conhecimentos, habilidades, motivos e personalidades moldam como adotam as práticas de segurança ou como cometem fraudes;
- Ambiente: os equipamentos internos, ferramentas tecnológicas, controles de acessos, entre outros, também podem facilitar ou dificultar a ocorrência de fraudes, roubos, furtos, invasões etc.;
- Comportamentos: neste quesito, entram o reconhecimento de riscos, a comunicação efetiva entre as pessoas, o cuidado ativo, o cumprimento de normas, a ética, a transparência e demais fatores que podem influenciar na segurança.
Além dessas características, podemos citar também os programas e políticas, que criam regras, normas e procedimentos para definir os comportamentos aceitáveis dentro dos códigos de conduta da organização.
Também temos a tecnologia que funciona com as ferramentas para potencializar as estratégias antifraude e mitigar riscos.
3C’s da cultura de segurança antifraude
Para desenvolver uma cultura antifraude positiva e efetiva, este artigo da ACFE revela os 3 C’s da cultura organizacional que são considerados relevantes para os líderes adotarem uma postura firmes quanto às práticas de segurança.
Cultura de conformidade
Após definir as regras, políticas e códigos, é importante garantir que todos sejam cumpridos pelos funcionários. Se não houver essa conformidade, o ambiente pode se tornar um local onde as normas não importam.
Por outro lado, ao enfatizar essa cultura de cumprimento com as obrigações, evitando desvios de conduta, como por exemplo, corrupções e conflitos de interesse, os colaboradores tornam possível proteger a organização, manter a reputação da marca e fortalecer a confiança com o público.
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Cultura de competência
Neste ponto, os profissionais devem ter pleno conhecimento de suas funções, responsabilidades, direitos e deveres, garantindo ética e transparência na execução de suas atividades. A partir daí, eles podem entender o que se exige da sua conduta e seus direitos no ambiente de trabalho, indo além para se desenvolver e evoluir na carreira.
Cultura de compromisso
Por fim, o último “C” é a cultura de compromisso. Trata-se do envolvimento e compromisso com os valores, missão e processos da empresa, assim como com as estratégias de combate a fraudes, segurança e gestão de riscos. Deve incluir todas as pessoas, desde os líderes até os colaboradores.
Passos para construir sua cultura antifraude
1. Criar planos de combate a fraudes e gestão de riscos
A primeira etapa é desenvolver os planos de gestão de riscos e fraudes do seu negócio com identificação das brechas de segurança e pontos de vulnerabilidade da instituição.
Com o mapeamento destes itens, fica mais fácil construir políticas transparentes abordando temas, como uso de senhas corretamente, controle de acesso, riscos de fraudes, engenharia social, deepfake, proteção de dados, resposta a incidentes, entre outros assuntos.
2. Adotar código de conduta
Na sequência, é importante criar padrões claros de comportamentos e boas práticas com código de conduta, que sejam transparentes e reflitam os valores e políticas da empresa. Lembre-se também de incluir medidas que podem ser tomadas, caso ocorram fraudes dentro da organização.
3. Implementar o canal de denúncias
Para fomentar a cultura antifraude e de segurança, estabelecer um canal de denúncias é um passo essencial. Assim, é possível garantir a confidencialidade do denunciante para que más condutas, desvios e atividades fraudulentas sejam comunicadas para os responsáveis por averiguar as informações, fazer as investigações e até mesmo repreender os envolvidos.
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4. Envolver a alta liderança
O comprometimento da alta gestão com todos os processos e práticas que mencionamos é o alicerce para promover a cultua de segurança entre todos os colaboradores. Uma vez que os funcionários vão se espelhar no exemplo dos líderes.
5. Promover capacitação e treinamentos regulares
Para disseminar as informações das políticas e códigos, as empresas devem oferecer treinamentos periódicos aos profissionais. A capacitação permite educar o time para cumprir com as normas, assim como adotar as medidas de segurança corretas e eficazes contra tentativas de fraudes.
Outra ação interessante é a simulação de atividades indevidas, fraudes, roubos, desvios e outros problemas comuns. Essa prática ajuda a enriquecer os aprendizados.
6. Engajar os funcionários
Além dos treinamentos e qualificações, também é válido manter comunicações frequentes com o time para engajar os funcionários e reforçar o tema da segurança, garantindo o fortalecimento da cultura antifraude.
7. Adotar tecnologias
Entre os passos para estimular a cultura de segurança, as ferramentas tecnológicas não podem ficar de fora. Afinal, investir em firewalls, criptografia e antivírus contra ameaças cibernéticas não é mais uma tendência, e quase uma obrigação hoje em dia.
Além disso, as organizações precisam adotar tecnologias para prevenção, detecção e investigação de fraudes, que analisem comportamentos suspeitos, identifiquem atividades fraudulentas e validem informações.
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8. Investigar denúncias e fraudes
Nada melhor para criar uma cultura antifraude do que investigar e reprimir os casos identificados de desvio de conduta e fraudes externas. Uma apuração rápida e imparcial da ocorrência mostra a todos que os incidentes não ficarão impunes e que a empresa age com transparência e eficiência para descobrir os envolvidos, recuperar ativos e evitar problemas de reputação.
9. Monitorar a resposta a incidentes
Outro ponto importante da cultura antifraude é o plano de resposta a incidentes cibernéticos, a fim de agir contra as violações de segurança de modo eficaz.
10. Realizar auditorias
É importante também realizar avaliações frequentes e auditorias para verificar o comportamento dos colaboradores, o cumprimento de políticas e procedimentos de segurança. Assim, é possível avaliar e monitorar os riscos presentes na empresa, bem como identificar novas ameaças.
11. Implementar processo de melhoria contínua
Tanto o plano de segurança como as políticas e códigos de conduta não são imutáveis. Com o tempo, novos riscos podem aparecer e precisam ser incluídos nos procedimentos da empresa para criar estratégias de segurança e antifraude adequadas a essas ameaças.
Dessa forma, os líderes conseguem manter as informações atualizadas e com a adoção das melhores práticas de mercado, o que incentiva ainda mais a cultura antifraude.
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