Cada vez mais, as empresas buscam formas de reduzir custos e, ao mesmo tempo, aumentar sua lucratividade. Este cenário não é diferente para as organizações que lidam com veículos próprios e as estratégias de gestão de frota podem ajudar a alcançar este objetivo.
Para se ter uma ideia, segundo pesquisa da EY, entre as prioridades internas, as melhorias operacionais, de produtividade e redução de custos são as principais para 35% dos líderes de negócios.
Neste sentido, a gestão eficiente de frotas aparece como uma possibilidade para gerar economia de até 40%, de acordo com dados da CNT (Confederação Nacional de Transportes).
Fica claro que qualquer companhia que possui ou aluga veículos, como transportadoras, empresas de logística, locadoras de automóveis, distribuidoras, comércio varejista, entre outras, deve adotar estratégias de gestão de frota para cumprir metas financeiras e se manter competitiva no mercado.
O que faz parte da gestão de frota?
O controle e o gerenciamento adequado de veículos envolvem todos os ativos relacionados ao transporte, desde a aquisição até a manutenção e a substituição futura, quando houver a renovação da frota.
Entre os principais itens a serem acompanhados, estão:
- Veículos;
- Motoristas;
- Documentações;
- Consumo de combustível;
- Pneus;
- Multas;
- Manutenção;
- Rotas;
- Taxas de pedágio.
Principais desafios na gestão de frotas
A gestão de frotas é um ambiente complexo, no qual ameaças internas e externas se entrelaçam. Entender em detalhes cada risco é essencial para implementar barreiras eficazes e manter a operação sob controle.
1. Roubo ou furto de cargas e veículos
O roubo de cargas no Brasil é um problema crônico e crescente, especialmente nas regiões Sudeste e Sul, onde o fluxo de mercadorias é mais intenso. Os criminosos utilizam desde roubos rápidos em entregas de last mile, furtos de veículos e caminhões estacionados em postos e colaboração de motoristas até abordagens armadas no trajeto e ataques coordenados em áreas de parada.
Além da perda do valor da carga e do veículo, o crime pode gerar custos adicionais com indenizações, atrasos e quebra de contratos, assim como expor condutores a situações de alto risco.
Leitura recomendada: Roubo de cargas: principais desafios de segurança e as estratégias para evitar
2. Desvio de mercadorias
O desvio interno de produtos pode ocorrer em diferentes pontos da cadeia no estoque, carregamento, trânsito, descarga ou centros de distribuição. Normalmente, envolve a conivência de pessoas que têm acesso à carga ou às informações da rota, dificultando a detecção.
Existem indícios que mostram esse possível desvio, como:
- Divergência entre o manifesto de carga e a entrega;
- Lacres rompidos ou substituídos sem justificativa;
- Movimentação não autorizada de volumes no sistema.
3. Fraudes em abastecimento
Trata-se de uma das fraudes mais silenciosas, mas que pode gerar prejuízos cumulativos. Pode envolver adulteração de notas fiscais, abastecimento de veículos particulares com recursos da empresa, manipulação de medidores de bombas e até o uso de combustível adulterado que acelera o desgaste do motor.
As formas mais comuns incluem lançamento de litros a mais na nota fiscal do que realmente abastecido, abastecimento de galões ou tanques externos durante o turno, e conluio entre motorista e frentista. Com isso, é possível obter reembolsos maiores do que os gastos realizados.
Veja também: Como diminuir riscos na sua empresa com a análise dos comportamentos dos motoristas
4. Manipulação de rotas
Os motoristas podem alterar o trajeto previamente definido para benefício próprio, seja para desviar carga ou até vender parte do combustível.
Esses desvios também podem expor a frota a áreas de maior risco de assalto, aumentando a vulnerabilidade.
Além do possível crime relacionado à carga, o profissional, seja ele condutor próprio da empresa ou terceirizado, pode realizar serviços paralelos durante o expediente, entregas não autorizadas e até transporte oculto de mercadorias ilegais.
5. Uso indevido de ativos
Envolve a utilização de veículos da empresa para fins pessoais ou ilegais, fora do horário e rota de trabalho. Além do desgaste prematuro do ativo, pode gerar responsabilidade jurídica caso o veículo seja envolvido em incidentes.
Veja exemplos comuns:
- Transporte de cargas não relacionadas ao negócio;
- Viagens particulares em horário de folga;
- Uso para atividades criminosas, comprometendo a marca.
Quais as estratégias para otimizar a gestão de frota e reduzir custos?
De olho nesses desafios e ameaças, fica evidente que a adoção de estratégias de gestão de frota adequadas não é apenas uma medida operacional, mas sim uma ação para a saúde financeira das empresas e a continuidade do negócio.
Um gerenciamento eficiente, aliado a tecnologias de monitoramento, políticas de segurança robustas e processos de auditoria, permite mitigar riscos, reduzir perdas e aumentar a disponibilidade dos ativos.
Confira as estratégias de gestão de frota realmente eficientes:
1. Otimização de custos
A gestão de custos é uma das bases mais importantes para a eficiência na administração de frotas, pois impacta diretamente a lucratividade e a sustentabilidade do negócio. Diferentemente de despesas fixas, os gastos com veículos variam conforme fatores como demanda de transporte, rotas utilizadas, tipo de carga e até o comportamento dos motoristas.
Para garantir controle e previsibilidade, é fundamental mapear e monitorar cada um dos componentes que influenciam o custo total de operação da frota, como:
Combustíveis: representam um dos maiores gastos e sofrem variações constantes no preço, além de serem diretamente influenciados por práticas de condução e planejamento de rotas.
Pneus: seu desgaste pode ser acelerado por excesso de carga, má conservação das vias ou condução inadequada, o que exige um plano de manutenção preventiva.
Pedágios: devem ser considerados no cálculo de viabilidade de cada rota, podendo ser minimizados com roteirização inteligente.
Multas: resultam não apenas em custos diretos, mas também em possíveis restrições legais e aumento do valor do seguro.
Peças de reposição: o planejamento de estoque e a negociação com fornecedores podem reduzir custos e acelerar reparos.
Ao implementar um processo robusto de controle financeiro da frota, a empresa passa a ter uma visão clara de onde e como o dinheiro está sendo gasto, identificando gargalos e oportunidades de economia.
2. Manutenção preventiva
Uma ação eficaz é a manutenção preventiva, já que, a partir de inspeções regulares, é possível evitar que problemas mais graves ocorram com os veículos no futuro, reduzir despesas imprevistas e fortalecer a segurança dos motoristas. Desse modo, a vida útil dos carros, caminhões e afins pode ser estendida.
Veja também: Gerenciamento de riscos no transporte de cargas: principais normas e regulamentações
3. Treinamento de motoristas
Fornecer cursos para os motoristas, no caso de transportadoras e empresas de logística, é indispensável para garantir segurança, produtividade e economia. Afinal, os profissionais, quando capacitados corretamente com treinamentos sobre direção defensiva e consumo de combustível por exemplo, podem guiar de maneira mais eficiente e segura.
Até porque a própria condução dos veículos gera maior desgaste em pneus e combustível. Então, é importante mostrar boas práticas para o motorista evitar esse consumo excessivo.
Além disso, com os treinamentos apropriados, é possível melhorar a qualidade e a agilidade dos profissionais no volante em processos de carregamento e descarregamento.
Também é importante que os responsáveis pelas estratégias de gestão de frota verifiquem a escala e as horas trabalhadas pelos motoristas para cumprir com a Lei nº 5.452, de 2015, que regulamenta a função do motorista profissional.
4. Monitoramento de combustível
Para otimizar a gestão de frotas, o controle de combustível é um elemento chave. A partir desse acompanhamento, os gestores podem ter uma visão detalhada do gasto de cada veículo e identificar padrões excessivos de consumo. Isso pode representar um custo adicional que pode ser mitigado com ações de conscientização e verificação de problemas no carro.
5. Planejamento de rotas
Uma das principais estratégias de gestão de frota diz respeito à roteirização. Esse planejamento deve considerar fatores como distância, tráfego e horários de entrega para desenhar os caminhos eficientes para os motoristas, a fim de ter rotas mais rápidas, economizar combustível, reduzir o desgaste do veículo e garantir a entrega no prazo.
6. Análise de disponibilidade e ociosidade dos veículos
Garantir maior eficiência e otimização depende de alocar os recursos e ativos da melhor forma possível, a fim de promover a disponibilidade dos veículos de acordo com os prazos e rotas. Assim, a empresa consegue fazer as entregas de modo ágil.
Sem contar que, no retorno para a sede, pode-se planejar o transporte de alguma carga para evitar a ociosidade da frota.
7. Segurança na gestão de frotas
O risco de acidentes e do roubo de carros em geral pertencentes a uma frota, seja de veículos alugados ou de cargas transportadas, precisa ser pensado. Afinal, caso aconteça algum desses incidentes, os custos são elevados.
Para reduzir a chance de ocorrerem tais problemas e garantir a integridade dos ativos, as estratégias de gestão de frota devem incluir medidas de segurança, como por exemplo:
- Avaliações de riscos regulares;
- Implementação de políticas de segurança robustas;
- Rastreamento e controle dos veículos em tempo real;
- Câmeras de segurança;
- Sistemas de monitoramento de fadiga do motorista.
8. Acompanhamento dos veículos por geolocalização
Como forma de promover maior segurança na logística e no transporte de cargas, assim como no deslocamento de veículos, também é importante adotar ferramentas de geolocalização. Assim, é possível verificar se os motoristas estão presos em bloqueios de estradas, em locais com asfalto em condições ruins, em situações de roubos, entre outros.
9. Renovação da frota
Os veículos mais antigos, normalmente, geram maiores custos de manutenção e perdem eficiência no consumo de combustível, em relação a modelos mais novos. Por isso, planejar a renovação de frota ajuda a garantir melhores resultados no longo prazo.
10. Seguro de frota
Em conjunto com as estratégias de gestão de frota voltadas para aumentar a proteção dos veículos, o seguro é uma peça-chave, já que oferece cobertura contra roubos, acidentes, danos materiais e outros eventos selecionados.
Não se esqueça de escolher um seguro que funcione adequadamente para as necessidades da sua empresa e leve em conta a quantidade de veículos, o perfil dos motoristas e a forma de uso dos automóveis.
Benefícios de evoluir as estratégias de gestão de frota
O desenvolvimento das ações de gestão de frota de maneira correta promove impactos positivos para empresas, consumidores e até mesmo para motoristas.
Isso porque os veículos em bom estado de conservação conseguem trazer maior segurança para quem está dirigindo. Ao mesmo tempo, com planejamento e roteirização apropriados, as entregas ocorrem dentro do prazo e garantem a boa satisfação do cliente.
A organização, por sua vez, é beneficiada com uma série de economias, englobando redução de gastos operacionais, diminuição de custos referentes a consertos, e ainda é possível evitar multas e penalidades ao manter as documentações em dia. Todos estes aspectos contribuem também para fortalecer a reputação da empresa no mercado.
Desse modo, resumidamente, são diversas as vantagens como:
- Maior eficiência operacional;
- Aumento da qualidade do serviço prestado;
- Redução de gastos na manutenção;
- Aumento de segurança de motoristas e veículos;
- Mitigação de riscos;
- Menor custo com seguros;
- Sustentabilidade ao gerenciar o consumo de combustível.
Como a GIF International contribui para as estratégias de gestão de frota
Referência em combate a fraudes na América Latina, a GIF International é uma consultoria estratégica com experiência, profissionais especializados e conhecimento de mercado. Oferecemos um ecossistema de serviços integrados e personalizados de prevenção, detecção e investigação de fraudes que atendem às necessidades de empresas.
Nossa solução de inteligência antifraude realiza diversos processos e atividades de combate a fraudes para:
- Identificar a autoria e a materialidade de fraudes;
- Responsabilizar os indivíduos envolvidos;
- Buscar a reputação de ativos;
- Analisar os riscos das organizações, a fim de sugerir melhorias.
Quer saber como implementar estratégias de gestão de frota para aumentar a segurança nas empresas que precisam fazer a gestão de frotas, sejam elas de logística, transportadoras, locadoras, indústrias, distribuidoras, comércio varejista?
