Diante do surgimento de novos tipos de fraudes a cada dia e com métodos mais sofisticados e difíceis de detectar, a prevenção se tornou mais importante do que nunca e identificar os clientes com quem sua empresa se relaciona é peça chave desse quebra-cabeça. Neste sentido, o processo de KYC (Know Your Customer) é fundamental para combater fraudes. 

As práticas de KYC atuam como medidas de proteção contra fraudes, ajudando a garantir relações de negócios seguras e confiáveis. Este processo atende a exigências regulatórias, principalmente no setor financeiro, e permite que as companhias fortaleçam sua reputação e credibilidade no mercado ao mostrar que adotam normas rígidas de segurança. 

Mas o que é KYC na prática, como este processo funciona e como evita fraudes? Entenda tudo a seguir. 

O que é KYC? 

A sigla KYC significa Know Your Customer, traduzido do inglês para Conheça Seu Cliente, que visa que as empresas compreendam de modo detalhado quem são os consumidores.  

Trata-se do processo de análise e verificação de identidade de usuários por parte das empresas e de avaliação do perfil de risco deles para decidir o aceite ou a recusa de tais usuários como clientes.  

O objetivo de KYC é fazer com que a organização saiba quem é a pessoa com quem está lidando. Em um mundo de desinformação, vazamentos e roubos de dados, falsificações de documentos e identidades falsas, é complexo distinguir o que é real ou não. 

Por isso, este processo se torna essencial para descobrir quem está do ‘outro lado’ fazendo um cadastro ou abrindo uma conta na sua empresa. Dessa forma, é possível minimizar o risco do seu negócio ter envolvimento com indivíduos ligados a atividades ilícitas, como lavagem de dinheiro, ou com fraudadores, ou ainda com pessoas politicamente expostas. 

Ou seja, essa estratégia está alinhada às boas práticas de compliance e governança das instituições. 

Os 4 Ks do compliance 

Know Your Customer é um dos “4 Ks” do compliance que engloba também: KYP, KYE e KYS. 

Know Your Partner (KYP) 

“Conheça seu Parceiro” é um processo de análise do relacionamento entre sócios e/ou parceiros de negócios.  um processo de análise do relacionamento entre sócios e/ou parceiros de negócios, verificando a situação do possível parceiro com requisitos fiscais, jurídicos, trabalhistas e econômicos. Assim, é possível firmar sociedades apenas com pessoas idôneas, evitando manchar a imagem da companhia. 

Know Your Employee (KYE) 

“Conheça seu Colaborador”, obviamente, trata das medidas relacionadas aos funcionários para promover uma relação saudável, confiável e segura. Este processo reduz a chance de ter pessoas com condutas antiéticas na sua organização, que envolvam corrupção, desvios financeiros, vazamentos de informações, conluio com infratores para prática de fraudes, ou ainda assédio moral ou sexual. 

Know Your Supplier (KYS) 

“Conheça seu Fornecedor” permite que as empresas avaliem se os fornecedores, prestadores de serviços ou terceiros cumprem com as normas previstas no seu programa de compliance e governança. Para isso, também são feitas verificações de históricos, problemas judiciais, esquemas de corrupção e outros requisitos. 

Principais itens do processo de KYC 

Para atingir os objetivos que citamos anteriormente, os procedimentos de KYC incluem: 

• Coleta e verificação de documento de identidade; 
• Análise de comprovante de endereço; 
• Verificação de identidade do cliente por meio de características únicas de reconhecimento biométrico, como digital, facial ou voz; 
• Análise de informações cadastrais e de crédito; 
• Avaliação do perfil de risco de cada usuário; 
• Monitoramento de atividades, seja financeiras, empresariais ou em redes sociais. 

Por meio dessas validações, é possível confirmar a identidade, a localização, o perfil socioeconômico, a sua rede de relacionamentos e o envolvimento com familiares e amigos. Com isso, as empresas têm a exata noção do potencial de ameaça daquele indivíduo, minimizando riscos de fraudes, conta laranja, lavagem de dinheiro, entre outros. 

Qual a importância do KYC? 

De forma resumida, estes processos fazem com que sua empresa tenha capacidade de selecionar os usuários com quem se relacionar. Na prática, o KYC garante que os consumidores sejam verdadeiros e com histórico positivo no mercado. 

Em alguns cenários, você pode ler que o KYC é o processo que oferece o menor risco possível para o seu negócio. Mas, na verdade, quem escolhe o grau de risco é a sua organização. Você tem um e-commerce e quer aceitar como fornecedor uma pessoa que já teve problemas de desvio de mercadorias? É uma decisão de negócios sua. 

A partir dessa definição, as práticas de KYC farão o filtro para limitar aqueles usuários considerados fora da sua margem de risco. 

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No contexto de uma instituição financeira, por exemplo, fraudadores podem se passar por outros, usando dados de terceiros para abrir contas e solicitar empréstimos e cartões de crédito. Então, é importante ter a visibilidade de que as informações preenchidas em um cadastro têm maior chance de fraude. 

Para se ter uma ideia da importância de investir em KYC, em 2024, cerca de 25% das instituições financeiras gastaram entre US$ 2.500 e US$ 4.500, em média, para fazer uma verificação completa de cada cliente, segundo dados da Fenergo. 

KYC Corporativo  

Além do KYC mais tradicionalmente conhecido que as empresas usam para verificar pessoas, também é importante conhecer o KYB (Know Your Business). 

Esta medida aplica-se a organizações, instituições e demais entidades jurídicas. Nos requisitos avaliados, estão: estrutura societária, propriedade legal, dados de registo na Receita Federal e outros órgãos públicos.  

Com este conhecimento sobre outras corporações, o seu negócio avalia os riscos e decide se vale a pena se relacionar com tal companhia.  

Imagine só uma situação hipotética: uma empresa que já esteve associada a casos de corrupção deseja adquirir equipamentos da sua marca. Até que ponto você deve fechar essa transação? É sobre isso que as medidas de KYB tratam. 

Quais as legislações que tratam de KYC? 

É claro que um dos principais motivos para adotar os processos de KYC é a conformidade com as leis. Isso engloba legislações como: 

• Lei de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (Lei nº 9.613/1998); 
• Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013); 
• Diretrizes da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018).   

Sem contar que existem normas de órgãos, como o artigo 6º do normativo SARB nº 11/13 da Febraban, que enfatiza a necessidade do KYC para combater irregularidades no setor financeiro.  

Já a CVM (Comissão de Valores Mobiliários), por meio da Resolução n.º 50/21, dispõe que gestores distribuidores, consultores de investimentos e outros gestores de recursos devem acompanhar seus clientes para verificar mudança no nível de risco e realizar trimestralmente os procedimentos de KYC. 

Também não podemos esquecer que o Código da Anbima de Administração de Recursos de Terceiros prevê que gestores de patrimônio precisam implementar medidas de Know Your Customer e ter por escrito as regras adotadas pela instituição. 

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Descubra os benefícios de investir em Know Your Customer 

Muito além de ser uma exigência legal, este processo é fundamental para otimizar a gestão de riscos e melhorar a segurança operacional, já que verifica a identidade de clientes, conhece seu histórico e mantém informações e registros detalhados. 

Veja como essa prática gera impactos positivos para sua organização: 

• Prevenção de lavagem de dinheiro; 
• Identificação de perfis de riscos; 
• Monitoramento de transações suspeitas; 
• Proteção da reputação da empresa; 
• Compromisso com a conformidade da empresa; 
• Garantia de transparência junto a clientes;
• Manutenção da integridade financeira do negócio; 
• Fortalecimento da confiança dos clientes e perante o mercado. 

Portanto, ao adotar esses procedimentos, as organizações conseguem se manter competitivas no mercado. 

Quais setores usam o procedimento no dia a dia? 

Diversos setores precisam adotar as práticas de Know Your Customer em sua operação, especialmente organizações que lidam com informações sensíveis e transações financeiras. 

Por exemplo: bancos, serviços financeiros, instituições financeiras, empresas de meios de pagamentos, gestores de investimentos, corretoras, seguradoras, e-commerces, marketplaces, locadoras de veículos, entre outras que lidam com contas e cadastros permanentes. 

Como funciona o processo de KYC na operação 

As medidas de Know Your Customer podem ser adotadas principalmente em dois momentos: 

Onboarding 

Logo no início de um cadastro ou abertura de conta, as empresas precisam solicitar as informações dos usuários e/ou clientes, como dados cadastrais e documentos de identidades. Assim, é possível verificar a autenticidade da pessoa e das informações, garantindo que é ele mesmo, e mapear seu nível de risco. 

Com isso, sua organização consegue ter uma base de dados confiável e aprofundada sobre cada cliente para tomar decisões sobre seu perfil. 

Revalidações e monitoramento contínuo 

É importante destacar que o KYC não termina após esse onboarding, uma vez que o nível de risco de um cliente pode mudar ao longo do tempo. Ele pode se tornar uma pessoa politicamente exposta, por exemplo, ou ter movimentações financeiras anormais não condizentes com seus rendimentos.  

Então, é necessário o monitoramento contínuo do usuário para identificar atividades suspeitas e possíveis fraudes, assim como sinalizações de mudança no score de risco. 

Passo a passo para implementar o processo de Know Your Customer eficaz 

Para que as medidas de KYC tenham um resultado concreto, reduzam fraudes e evitem riscos, sua empresa deve adotar um passo a passo estratégico, incluindo: 

1. Coleta de informações 

Solicite que os clientes forneçam informações cadastrais básicas, como nome, data de nascimento, endereço, número de documento, entre outros.  

2. Verificação de dados 

Verifique as informações coletadas em bancos de dados oficiais para confirmar a veracidade do documento do cliente, seu comprovante de endereço e os demais dados. 

3. Verificação de identidade 

Além da validação dos dados, é essencial atestar se aquela pessoa é realmente ela mesma, se aquele documento pertence a ela, se não é um fake do seu rosto ou da sua voz. 

4. Due Diligence 

Faça uma análise detalhada do histórico do cliente e de seus registros financeiros para entender se o cliente apresenta algum comportamento que represente um risco. 

5. Avaliação de risco 

Com o perfil de risco do cliente, avalie se tais itens são uma ameaça real para o seu negócio, com base no critério de risco que sua empresa aceita. 

6. Monitoramento contínuo 

Mantenha o acompanhamento das atividades do cliente ao longo do tempo para averiguar possíveis mudanças no comportamento que possam sinalizar risco.  

7. Atualização das normas de KYC 

Fique atento às regulamentações em mudança constante para atualizar as políticas de Know Your Customer, caso seja necessário. 

8. Registro e documentação 

Documente e armazene adequadamente todo processo de Know Your Customer, englobando desde a coleta de informações até a tomada de decisão, assegurando a confiabilidade e transparência da operação. 

9. Treinamento interno 

Não deixe de treinar e capacitar a equipe responsável pelo Know Your Customer para saber avaliar as informações dos clientes, fazer as verificações necessários, avaliar os riscos e tomar as decisões necessárias. 

Como a GIF International pode ajudar sua empresa 

Para garantir o compliance com as normas, adotar as medidas de Know Your Customer corretamente e melhorar sua gestão de risco, conte com o auxílio da GIF International. 

Ajudamos a desenvolver e implementar programas robustos de Prevenção à Lavagem de Dinheiro/Financiamento ao Terrorismo, com regras de risco alinhadas às necessidades do seu negócio.    

Também implementamos políticas internas consistentes e criamos processos sólidos de Know Your Customer (KYC), Know Your Employee (KYE), Know Your Partner (KYP) e Know Your Supplier (KYS).   

Além disso, realizamos treinamentos com sua equipe sobre os riscos das apostas, as regras de PLD e como cumprir a legislação.   

Também oferecemos serviços de prevenção a fraudes e de due diligence investigations para conhecer seus possíveis clientes, fornecedores e parceiros, a fim de verificar o risco e tomar decisões informadas sobre estabelecer relações de negócios com eles.

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