Como a GIF International pode ajudar sua empresa na gestão de ativos

A gestão de ativos faz a diferença para as empresas reduzirem custos e evitarem riscos.

3 de dezembro
10 min

O modo como as empresas cuidam e gerenciam o seu patrimônio, tanto físico como digital, é fundamental para garantir maior competitividade no mercado e maior lucratividade. Neste sentido, a gestão de ativos faz toda a diferença para o seu negócio se destacar e ficar à frente da concorrência.

Até porque a correta gestão de ativos empresariais permite extrair o máximo de valor desses bens. Dessa forma, é possível otimizar a eficiência da empresa, mitigar riscos, melhorar a segurança como um todo e reduzir custos, além de aumentar a confiabilidade de patrimônios internos, como equipamentos e máquinas.

O que considerar na gestão de ativos?

Em primeiro lugar, ao pensar na gestão de ativos, as empresas devem mapear todos os seus bens tangíveis e intangíveis, tanto físicos como digitais. Isso envolve, obviamente, a parte financeira e monetária, como contas correntes, investimentos, aplicações e participações acionárias em outros negócios. Mas vai muito além.

Dentro do campo físico, podemos listar:

Máquinas e equipamentos da cadeia produtiva;
Ferramentas e peça de reposição;
Matérias-primas;
Mercadorias em estoque;
Equipamentos de TI;
Materiais de escritório;
Imóveis, como o escritório central, filiais, centros de distribuição etc.;
Veículos que façam parte da frota da empresa.

Além disso, é possível ter bens digitais, como arquivos na nuvem, contratos digitais, base de dados, entre outros. Para completar, existem os patrimônios intangíveis, como direitos de marca, direitos de uso de propriedade e capital humano.

Ou seja, são muitos itens que precisam ser monitorados e gerenciados. Somente com um conjunto de ações estratégicas, as empresas conseguem manter tudo organizado e sob controle para utilizar os ativos da melhor maneira.

Esse processo deve começar na aquisição dos bens para que o ativo adentre o inventário da organização. Assim, o acompanhamento do valor e utilidade desse patrimônio prossegue durante todo o seu ciclo de vida dentro da companhia, até o descarte ou a venda.

A regulamentação da gestão de ativos

Para facilitar o controle de ativos, existem normas técnicas internacionais que orientam e indicam as melhores medidas e ações para realizar o gerenciamento efetivo. Sem contar que é possível ainda obter certificações, caso sua empresa adote essas regulamentações.

Confira as principais normas que seu negócio pode levar em conta:

ISO 55000: aborda os princípios da gestão de ativos, fomentando uma base de referência para as demais normas;
ISO 55001: determina os critérios ideais de um Sistema de Gestão de Ativos para ajudar no mapeamento e controle de ativos;
ISO 55002: fornece as informações necessárias para a implantação do Sistema de Gestão de Ativos.

Quando o gerenciamento de ativos é adotado com o apoio das normas, se torna mais fácil para a empresa gerar mais eficiência e agregar mais valor.

4 pilares para o melhor gerenciamento de ativos nas empresas

O Ciclo PDCA (planejar, fazer, checar e agir) é uma metodologia útil que pode ser aplicada na gestão de ativos, com o foco de promover a melhoria contínua dos processos. Veja como funciona:

1. Planejamento

Nesta etapa, as organizações devem mapear os ativos, definir quais os objetivos com o gerenciamento desses bens, as ações a serem implementadas e os indicadores para mensurar os resultados.

Este plano inicial é essencial, já que será responsável por dar o caminho para todas as demais atividades. Para tomar essas decisões sobre o planejamento, não se esqueça de analisar os fatores, como ciclo de vida dos ativos, os riscos de cada um e os custos envolvidos nos processos.

2. Execução

Depois do planejamento, é hora de colocar as ações em prática, incluindo aquisição de novos itens, manutenção de patrimônios e operacionalização dos ativos, conforme cronogramas e orçamentos. É importante neste ponto documentar todas as medidas para ter uma visão dos procedimentos.

3. Avaliação

Aqui os gestores devem verificar o resultado e a eficácia das ações que foram realizadas, com os indicadores de desempenho. A partir daí, é possível extrair insights valiosos sobre sua operação e identificar pontos positivos, erros e até mesmo oportunidades de aperfeiçoamento e implementação de novas ações.

4. Ação

O último ponto do Ciclo PDCA se refere a novas ações após a avaliação dos resultados dos planos executados. Com isso, as empresas podem adotar medidas de melhoria contínua, aprimorando processos de forma constante, sempre visando economia, eficiência e excelência.

Principais passos para o planejamento eficiente da gestão de ativos

Com a metodologia do Ciclo PDCA, também fica mais simples e fácil para começar a realizar a gestão de ativos, com essa visão de melhoria constante.

Criação do inventário

Talvez essa seja a parte mais demorada, mas é extremamente importante, já que a análise de todos os ativos e bens precisa ser completa, identificando todos os itens. Na realização do inventário, os responsáveis também devem descrever cada um dos bens, incluindo, por exemplo, modelo de um maquinário, número de série se houver, estado de conservação e detalhes técnicos.

As informações devem ser checadas para garantir a confiabilidade e a veracidade delas para evitar problemas futuros.

Mensuração de custos

Com o inventário em mãos, as empresas devem definir os valores desses ativos, assim como o custo de reposição de peças, manutenção e eventual substituição por outro mais moderno. Também é relevante indicar o preço estimado até o fim da vida útil do bem.

Política de gestão de ativos

A partir dos dados acima, podemos determinar as normas e procedimentos referentes a cada ativo para sua organização e manutenção a curto, médio e longo prazo. Tais políticas devem ser claras e comunicadas para todos da empresa.

Dessa forma, conseguimos conscientizar os setores responsáveis por cada item e integrar todos os departamentos com a equipe responsável pelo gerenciamento dos ativos, seja a área de segurança patrimonial, de gestão de riscos e fraudes, ou a formação de um time multidisciplinar.

Proteção dos ativos

O controle de ativos diz muito sobre organização, armazenamento e manutenção, mas também engloba a segurança e a proteção dos itens contra roubos e furtos, invasões, sabotagens, vandalismos, ataques e fraudes.

Por isso, é fundamental também estipular as estratégias de combate a fraudes para minimizar os riscos de prejuízos financeiros e de reputação para a sua empresa.

Definição de indicadores

Como falamos anteriormente, os indicadores são elementos chave para o gerenciamento dos ativos. Por isso, é essencial escolher as métricas que devem ser analisadas e acompanhar periodicamente. Alguns exemplos possíveis são:

Índice de qualidade;
Produção por hora;
Disponibilidade de equipamentos;
Eficácia global do equipamento;
Tempo médio de reparo;
Custo de manutenção;
Taxa de entrega;
Entre outros.

Quais são os benefícios da gestão de ativos?

Redução de custos

As empresas conseguem ter uma visibilidade maior e mais abrangente sobre os custos referentes aos bens, identificando oportunidades de economia ou de atuação mais ágil para impedir problemas que gerem gastos altos e desperdícios.

Também é possível verificar com maior assertividade as depreciações de ativos, descobrindo os momentos exatos de descartar um equipamento, atualizar um sistema ou substituir um veículo da frota.

Maior produtividade

Ao se prever manutenções e controles dos ativos, melhora o funcionamento de equipamentos e reduz a chance de falhas, reduzindo as interrupções que impactam o trabalho e as operações. Como consequência, a produtividade de toda a organização cresce.

Aumento da vida útil dos ativos

Todas as ações de manutenção permitem prolonga o tempo de uso dos equipamentos e demais ativos, diminuindo a necessidade de adquirir itens novos, o que gera economia.

Garantia da qualidade dos serviços

A gestão de ativos também contribui para assegurar que seus produtos sejam fabricados com qualidade, que os serviços ocorram sem contratempos e interrupções, que as entregas a clientes aconteçam dentro dos prazos. Isso promover maior satisfação dos consumidores e aumento na competitividade da empresa.

Melhora da segurança patrimonial

Ao mapear os riscos existentes ao patrimônio e adotar as medidas de prevenção, detecção e investigação de ocorrências, é possível elevar a capacidade de proteção dos ativos na sua organização, garantindo assim maior confiança nas relações com colaboradores, fornecedores, clientes e demais stakeholders.

Fortalecimento do compliance

O controle de todos os documentos, contratos, bens e ativos, assim como a análise e gerenciamento de fornecedores e parceiros, faz com que a organização cumpra com as regulamentações e leis, mantendo o compliance e evitando sanções.

Maior capacidade de investimento e inovação

Toda a economia gerada com as ações permite o melhor controle do orçamento e dos investimentos, com o direcionamento de recursos para áreas mais estratégicas.

Quais os desafios atuais na gestão de ativos?

Apesar de todo o planejamento e medidas acima, não é nada fácil realizar o gerenciamento de ativos e as empresas enfrentam desafios diários para executar os processos. Confira:

Rastreamento dos ativos

Segundo pesquisa da Wasp, quase metade das pequenas empresas não possuem práticas adequadas de gerenciamento de estoque e ativos. Cerca de 43% usam métodos manuais de rastreamento ou nem rastreiam o estoque.

Como já mencionamos, monitorar os ativos é fundamental, principalmente para não cometer erros e não enfrentar problemas operacionais, que causam gastos elevados e inesperados.

Roubo de ativos

De acordo com levantamento da Moving Intelligence, 1 em cada 3 negócios foi atingido por roubo de ativos nos últimos 2 anos. Foi um aumento de 54% no período. Vale destacar que tanto os ativos físicos, como os digitais, são vulneráveis a roubos, fraudes e outras situações.

Portanto, precisam de proteção efetiva, pois essas ocorrências representam altos custos para as organizações. É possível tomar medidas como:

Ter controle de acesso;
Instalar videomonitoramento;
Adotar rastreadores em mercadorias e outros itens valiosos;
Usar alarmes contra invasões;
Realizar análises de riscos e adotar planos de segurança, incluindo inspeção técnica e pronta resposta para emergências;
Abrir canais de denúncia para desvios de conduta dos profissionais;
Contar com especialistas em combate a fraudes.

Proteção de dados

Apesar das ameaças conhecidas e iminentes de ciberataques, roubos e violações de dados, 35% dos dados das empresas estão desprotegidos, conforme estudo do Statista. Com isso, as empresas correm um sério risco de ter informações confidenciais internas da organização, ou até mesmo de clientes, comprometidas.

Conformidade regulatória

Ao mesmo tempo que o compliance é um benefício da gestão de ativos eficiente, a conformidade regulatória também é um desafio para 46% dos gestores, revela levantamento da PwC. O setor segue em adaptação para atender aos padrões regulatórios e assegurar maior transparência.

Tendências e futuro na gestão de ativos

A gestão de ativos está em constante evolução, impulsionada por mudanças tecnológicas e uma crescente demanda por práticas sustentáveis. Neste contexto, duas tendências se destacam.

Desenvolvimento sustentável

O investimento sustentável e os critérios ESG (ambientais, sociais e de governança) estão se tornando pilares fundamentais na gestão de ativos, principalmente, em decorrência da demanda da sociedade como um todo.

Assim, as empresas precisam ficar cada vez mais conscientes da importância de alinhar seus portfólios com práticas que promovam a sustentabilidade ambiental, responsabilidade social e governança corporativa eficaz.

Avanços tecnológicos

A tecnologia está revolucionando a gestão de ativos, trazendo novas ferramentas e métodos que aumentam a eficiência e a precisão das operações. Entre os principais avanços estão a inteligência artificial (IA), o machine learning, o Big Data, o blockchain e a Internet das Coisas (IoT), aplicados no dia a dia.

Assim, as inovações tecnológicas se transformam em ativos valiosos que precisam de acompanhamento e rastreamento. Mas, a partir dessa evolução digital, também surgem novas ferramentas que podem ajudar no controle de todos os bens e patrimônios.

Como a GIF pode ajudar sua empresa na gestão de ativos

Referência em combate a fraudes na América Latina, a GIF International é uma consultoria estratégica com foco na proteção de ativos. Oferecemos serviços integrados e personalizados de prevenção, detecção e investigação de fraudes que atendem às necessidades de cada empresa.

Assim, entregamos as estratégias mais eficazes para combater os diferentes tipos de fraude que o seu negócio tem que lidar, seja invasões, sabotagens, vandalismos, fraudes, roubos de equipamentos, mercadorias, frotas, entre outros.

Com abordagem proativa e metodologia própria desenvolvida ao longo de nossos 30 anos de mercado, atuamos com análises detalhadas e aprofundadas. Nosso ecossistema de serviços inclui: